Interventions

Une intervention est une opération que vous menez pour un contact (qui est en général un de vos clients).

L'enregistrement des fiches d'intervention permet :

  • de produire un compte-rendus que vous pouvez remettre à votre client quand l'intervention est à faire (pour qu'il valide sa demande), ou faite (pour qu'il valide l'intervention), suivant votre processus de gestion. Vous pouvez faire signer le technicien responsable de l'intervention et/ou le client, sur votre ordinateur ou sur mobile (via Gestan Mobile).
  • conserver la trace des ingrédients consommés pour l'intervention, qu'ils soient facturables ou non
  • facturer automatiquement le client, en fonction d'une sélection de fiches d'intervention, en fonction du temps passé et/ou des ingrédients facturables consommés.

IDEA Les fiches d'intervention sont souvent particulières à chaque entreprise. Si la forme de la fiche d'intervention standard ne convient pas à votre activité, elle peut être remplacée par tout autre modèle.

L'intervention est obligatoirement rattachée à un contact, en général votre client.

La zone Dde permet de préciser éventuellement le demandeur de l'intervention. Elle sera imprimée sur l'état fiche d'intervention INT1.

L'intervenant est l'utilisateur qui réalise l'intervention.

La zone Libellé sert à indiquer la nature générale de l'intervention, comme par exemple “Changement de barette mémoire”.

Le produit permet de faire correspondre une intervention à un produit, éventuellement. Cette correspondance pourra être utile au moment de la génération automatique de la facture à partir d'une sélection de fiches d'interventions (le code produit n'est pas affiché si vous n'utilisez pas de catalogue produit).

Vous pouvez préciser un genre d'intervention (si vous en avez paramétré au moins un), et stocker dans Equipe les éventuels membres de l'équipe qui, sous la responsabilité de Intervenant sont en charge de l'intervention.

Vous pouvez enfin indiquer la date de prochaine inter et son motif.

L'onglet Signatures permet d'enregistrer la signature du client et/ou du technicien. Si l'intervention est signée du Client, elle ne sera plus modifiable, sauf si un administrateur Gestan ou un utilisateur avec privilège supprime la signature. Si elle est seulement signée d'un technicien, elle ne sera plus modifiable, sauf si un administrateur Gestan, un utilisateur avec privilège, ou le créateur de la fiche, supprime la signature.

La coche Transmis signifie que l'inter a bien été transmise au client. Elle est alimentée à “Transmis” en cas d'envoi par mail.

La liste des interventions présente, dans sa partie basse, un onglet Ingrédients. Il permet d'afficher les ingrédients (produits) qui ont été consommés pour la réalisation de l'intervention, et de préciser éventuellement ceux qui sont facturables, ou pas.

Depuis la liste des interventions, vous pouvez afficher un écran récapitulant les délais d'intervention.

Parmi les fonctionnalités disponibles :

  • Afficher le plan permet d'afficher la position du contact sur une carte, et/ou l'itinéraire pour s'y rendre. Ce programme reposait sur l'API Google Maps, qui devient payante. Nous sommes en cours de remplacement de ce service.
  • Envoyer un SMS permet d'envoyer un SMS au contact rattaché à l'intervention (sous réserve de l'ouverture d'un compte SMS)
  • Il est possible de Facturer l'intervention depuis un simple clic droit. Vous pouvez facturer soit le temps de travail rattaché à l'intervention (si un code produit a été précisé sur la fiche intervention), soit les ingrédients rattachés à l'intervention, soit les deux.
  • Vous pouvez aussi générer pour les ingrédients de l'intervention sélectionnée soit une commande client, que vous lui ferez valider, soit directement un bon de livraison
  • Il est possible de générer automatiquement des consommations horaire, pour l'utilisateur lié à l'intervention, et aussi, le cas échéant, pour toute l'équipe qui est intervenue. Il faut cependant pour cela que les dates et heures de début et de fin soient renseignées, et cette option n'est pour le moment disponible que pour des interventions sur une journée.

Dans la liste des impressions disponibles, il y a les états :

  • MAC4, qui est un bon de prise en compte. Quand votre client vous remet un matériel pour réparation, par exemple, vous pouvez indiquer sur ce bon l'opération à réaliser, et le faire signer par votre client et vous-même.
  • INT3, qui est la liste des interventions réalisées pour tout ou partie des clients. Il s'agit de l'attestation fiscale nécessaire pour les services à la personne.
  • INT1, qui est la fiche standard d'intervention. Vous pouvez l'imprimer vierge, ou éventuellement juste avec les coordonnées de votre client. Cela permet de la remplir au crayon, sur le terrain, puis de l'enregistrer dans Gestan une fois revenu au bureau.

TIP En fonction du paramétrage général, il est possible d'imprimer, ou pas, les signatures technicien et/ou client sur les fiches d'intervention standard.

TIP La numérotation des fiches d'intervention présente les mêmes particularités que celle des pièces (voir Numérotation des pièces).

TIP Vous pouvez générer automatiquement des fiches d'intervention à partir d'actions, depuis le clic droit de la liste des actions.

TIP La zone de commentaire permet une saisie libre avec mise en forme. Vous pouvez faire un simple copier-coller depuis tout document (Open Office, Office, site Internet, etc.). Si vous réalisez ce copier-coller par Ctrl-C, la mise en forme sera également copiée. Dans le cas où vous ne le souhaitez pas, utilisez le petit bouton “Coller” de la barre d'outils de la zone de commentaires, ou le raccourci Ctrl+Shift+V.

TIP Pour des interventions récurrentes, par exemple vous allez toujours le 3 du mois laver les carreaux de Madame Untel, vous pouvez générer automatiquement la fiche d'intervention correspondante, voir Actions planifiées.

TIP Si vous voulez appeler les fiches d'interventions d'un autre nom : via Outils > Traductions > Libellés divers, sélectionnez l'item FINTR, et traduisez “Fiche d'intervention” par “Ordre de travail”, par exemple.


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  • Dernière modification: 2018/09/22 23:10
  • par ics01