Actions planifiées

Il est possible de planifier des actions pour tout contact, ou pour tout utilisateur enregistré dans Gestan. Ces actions planifiées vont déclencher automatiquement la génération d'actions, selon une fréquence prédéfinie.

Vous pouvez ainsi enregistrer :

  • de faire une déclaration de TVA tous les 10 de chaque mois pour votre contact “Trésor Public”;
  • d'appeler le service de reprographie tous les lundis, mercredis et vendredis;
  • de générer une écriture comptable tous les trimestres;
  • de générer une nouvelle facture tous les mois pour votre client UNTEL.

Actions planifiées simples

Dans l'écran ci-dessus, nous planifions…

Activé : Il est possible d'activer ou de désactiver les actions. Si elle est désactivée, la génération automatique sera suspendue, sans que l'action planifiée ne soit supprimée.

Le numéro de génération est un numérique, incrémenté de 1 à chaque génération d'action automatique. Il est destiné à être utilisé comme valeur de mot clé dans la génération des libellés d'action (voir ci dessous)

Afficher est le nombre de jours avant l'action auquel il faut l'afficher dans la ToDoList. Si vous indiquez qu'il faut l'afficher 3 jours avant la date d'échéance, elle sera affichée à partir du 12 du mois (puisqu'il faut la réaliser le 15) dans la liste des actions à faire de l'écran d'accueil.

Il est possible de lier une action planifiée à un projet ou une tâche. Si le projet ou la tâche sont terminées, l'action planifiée ne sera pas générée.

Actions planifiées par recopie

Il est possible de demander la recopie récurrente d'un enregistrement de Gestan pour en créer un nouveau.

Vous pouvez utiliser ce mécanisme pour générer chaque mois, par exemple, une écriture au débit qui serait votre abonnement Internet, ou générer une facture client pour lequel vous auriez un contrat de maintenance avec paiement trimestriel, etc.

Il suffit de respecter le formalisme de libelle d'action ci-dessous, en fonction des éléments souhaités.

TIP Un clic droit sur le libellé de l'action planifiée ouvre un assistant de saisie de libellé d'action.

Génération automatique d'écritures

Il est possible de générer automatiquement une écriture au débit ou au crédit, par recopie d'une écriture existante. Il faut simplement que le libellé de l'action planifiée soit le suivant :

GEN_AUTO ECRITURE xxxx, avec xxxx désignant l'identifiant de l'écriture à copier.

Exemple : GEN_AUTO ECRITURE 456

Le libellé de l'écriture sera généré à partir de la première ligne du champ “Commentaire” de l'action planifiée. Les mots-clé utilisables pour les actions (%NUM%, %MM%, %MM-1%, %MMAA%, etc) sont utilisables dans ce libellé.

Génération automatique des fiches d'intervention

Pour générer automatiquement une fiche d'intervention, il faut que le libellé de l'action planifiée soit :

GEN_AUTO INTERVENTION xxxx, avec xxxx désignant l'identifiant de la fiche d'intervention à copier.

Exemple : GEN_AUTO INTERVENTION 456

Si l'intervention comporte des ingrédients, ceux-ci seront également générés, et les quantités facturables reproduites, mais les quantités consommées seront à zéro.

Génération automatique des factures client

Pour générer automatiquement une facture client, il faut que le libellé de l'action planifiée soit :

GEN_AUTO FACTURE xxxx, avec xxxx désignant l'identifiant de la facture client à copier.

Exemple : GEN_AUTO FACTURE 456

Les lignes de factures seront éventuellement mises à jour avec les prix actualisés, si les prix des produits avaient été modifiés dans la fiche produit, sauf si l'option /RECOPIE_SIMPLE est précisée,

par exemple : GEN_AUTO FACTURE 456 /RECOPIE_SIMPLE

Génération automatique des factures fournisseur

Pour les factures fournisseur, la syntaxe est identique à celle des factures client, au mot près FACTURE qui est remplacé par FACTUREFOU, par exemple :

GEN_AUTO FACTUREFOU xxxx

Génération automatique des factures client à partir de devis

Il est aussi possible de générer automatiquement une facture client à partir d'un devis établi pour ce client.

Dans ce cas, il faut que le libellé de l'action planifiée soit :

GEN_AUTO DEVIS->FACTURE xxxx, avec xxxx désignant l'identifiant du devis à copier.

Exemple : GEN_AUTO DEVIS→FACTURE 456

Les lignes de factures seront éventuellement mises à jour avec les prix actualisés, si les prix des produits avaient été modifiés dans la fiche produit, sauf si l'option /RECOPIE_SIMPLE est précisée.

Il est possible d'utiliser des mots clé afin de pouvoir traiter automatiquement les dates :

Par exemple, vous avez fait un devis avec le libellé suivant :

ABONNEMENT 2009

et comportant une ligne

Abonnement revue 01/01/2009 - 01/01/2010

Il vous suffira de renseigner dans le devis

ABONNEMENT %SSAA%

et comportant une ligne

Abonnement revue 01/01/%SSAA% - 01/01/%SSAA+1%

A la génération suivante, les mots clés %SSAA% seront remplacés par le quantième de l'année en cours, %SSAA+1% par celui de l'année suivante.

Vous pouvez utiliser aussi %AA% pour ne prendre que les deux derniers chiffres du quantième, ajouter ou retrancher de 1 à 9 unités (par exemple %AA-8% serait remplacé par le quantième de la 8° année avant la date du jour)

Générer une série d'actions

Gestan génère les actions planifiées au moment où elle doit être affichée. Par exemple, vous planifiez une action “Aller à la messe” tous les dimanche (ou à la synagogue, ou à la mosquée, ou au supermarché, ou au foot, selon la religion que vous pratiquez) avec affichage deux jour avant. Chaque vendredi, Gestan va générer l'action suivante, c'est à dire l'action à faire dans deux jours, le dimanche suivant. Cela évite de générer toutes les actions jusqu'à la date présumée où elle ne sera plus nécessaire, date qu'il serait difficile de calculer avec certitude - nous sommes peu de chose, finalement ! - , mais cela a pour inconvénient de ne pas voir ces rendez-vous sur votre planning de l'année N+20, si vous vouliez le consulter.

Pour cela, l'option générer jusqu'au, disponible sur le clic droit de la liste, permet de forcer la génération des actions planifiées jusqu'à la date que vous souhaitez. La génération automatique par Gestan reprendra après cette date.

Il est possible d'utiliser des mots-clé dans le libellé des actions, ces mots-clé seront remplacés par leur valeur au moment de leur génération.

Par exemple, vous pouvez créer une action planifiée “Anniversaire de Sylvie” à faire tous les ans, mettons le 3 décembre. Mais si vous mettez “Anniversaire Sylvie %NUM% ans”, vous pourrez obtenir un libellé d'action “Anniversaire de Sylvie 35 ans”, ce qui peut être utile dans certaines circonstances (un clic droit sur la date de naissance de la fiche contact permet de générer ce rappel d'anniversaire automatiquement).

Voici la liste des mots-clé qui sont utilisables :

  • %NUM% : valeur du numéro de génération
  • %MMAA% : mois/an courant, par exemple “janvier 2018” si nous étions en janvier 2018
  • %MMAA-1% : mois/an précédent, par exemple “décembre 2017” si nous étions en janvier 2018
  • %MMAA+1% : mois/an suivant
  • %MM% : mois courant, par exemple “janvier” si nous étions en janvier 2018.
  • %MM-1% : mois précédent
  • %MM+1% : mois suivant
  • %SSAA% : siècle et l'année
  • %SSAA+1% : siècle et l'année de l'année suivante
  • %SSAA-1% : siècle et l'année de l'année précédente
  • %AA% : deux dernier chiffres de l'année
  • %AA-1% à %AA-9% : pour les années précédentes.

TIP Glisser les post'it dans l'agenda. Il est possible de glisser-déplacer les postit affichés sur l'écran principal vers l'agenda : les postits sont alors transformés en actions. Pour faire un glisser-déplacer, prendre le post'it par l'icone “punaise” du haut à gauche du post'it.

TIP Menu contextuel. Le menu contextuel du champ “Action” de la fiche action permet de planifier une action double détente plus facilement.

TIP Mots-clé. Vous pouvez également utiliser les mots-clés dans les lignes des pièces à générer automatiquement. Cool !


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  • Dernière modification: 2018/02/02 03:44
  • par ics01