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Actions planifiées

Il est possible de planifier des actions pour tout contact, ou pour tout utilisateur enregistré dans Gestan, à une périodicité choisie.

Vous pouvez ainsi planifier :

  • une déclaration de TVA tous les 10 de chaque mois pour votre contact “Trésor Public” :-(;
  • un appel au service de reprographie tous les lundis pour vérifier qu'ils sont bien en retard;
  • la génération d'une écriture comptable tous les trimestres, par exemple votre facture Cloud;
  • la génération d'une nouvelle facture tous les mois pour votre client UNTEL, par exemple son loyer.
  • la génération tous les ans, pour le client UNTEL, la génération d'un devis en actualisant les prix de votre catalogue.
  • la génération d'une facture fournisseur chaque mois, par exemple votre abonnement Internet.

Gestan génère les actions planifiées au moment où elle doit être affichée. Par exemple, vous planifiez une action “Aller à la messe” tous les dimanche (ou à la synagogue, ou à la mosquée, ou au supermarché, ou au foot, selon la religion que vous pratiquez) avec affichage deux jour avant. Chaque vendredi, Gestan va générer l'action suivante, c'est à dire l'action à faire dans deux jours, le dimanche suivant. Cela évite de générer toutes les actions jusqu'à la date présumée où elle ne sera plus nécessaire, date qu'il serait difficile de calculer avec certitude - nous sommes peu de chose, finalement ! - , mais cela a pour inconvénient de ne pas voir ces rendez-vous sur votre planning de l'année N+20, si vous vouliez le consulter.

Pour cela, l'option générer jusqu'au, disponible sur le clic droit de la liste, permet de forcer la génération des actions planifiées jusqu'à la date que vous souhaitez. La génération automatique par Gestan reprendra après cette date.

La case à cocher Activée permet de brancher ou débrancher la génération automatique de l'action planifiée, sans la supprimer.

Le numéro de génération est un numérique, incrémenté de 1 à chaque génération d'action automatique. Il est destiné à être utilisé comme valeur de mot clé dans la génération des libellés d'action (voir ci dessous)

Afficher est le nombre de jours avant l'action auquel il faut l'afficher dans la ToDoList. Si vous indiquez qu'il faut l'afficher 3 jours avant la date d'échéance, elle sera affichée à partir du 12 du mois (puisqu'il faut la réaliser le 15) dans la liste des actions à faire de l'écran d'accueil.

Il est possible de lier une action planifiée à un projet ou une tâche. Si le projet ou la tâche sont terminées, l'action planifiée ne sera pas générée.

Il est possible de coder spécialement une action récurrente afin qu'elle génère un enregistrement par recopie d'un autre enregistrement. Il est ainsi possible d'enregistrer des écritures récurrentes, des interventions récurrentes, des devis, factures, ou factures fournisseur récurrentes.

Depuis la liste des écritures, utilisez le menu contextuel Planifier (écriture récurrente) pour générer automatiquement une action planifiée à partir de l'écriture sélectionnée.

L'action planifiée aura pour libellé :

GEN_AUTO ECRITURE xxxx.

xxxx désignant l'identifiant de l'écriture à copier (par exemple GEN_AUTO ECRITURE 456)

Le libellé de l'écriture sera généré à partir de la première ligne du champ “Commentaire” de l'action planifiée. Les mots-clé utilisables pour les actions (%NUM%, %MM%, %MM-1%, %MMAA%, etc) sont utilisables dans ce libellé.

Depuis la liste des interventions, utilisez le menu contextuel Planifier (intervention récurrente) pour générer automatiquement une action planifiée à partir de l'intervention sélectionnée.

L'action planifiée aura pour libellé :

GEN_AUTO INTERVENTION xxxx

avec xxxx désignant l'identifiant de la fiche d'intervention à copier.

Si l'intervention comporte des ingrédients, ceux-ci seront également générés, et les quantités facturables reproduites, mais les quantités consommées seront à zéro.

Depuis la liste des devis, utilisez le menu contextuel Planifier (pièce récurrente) pour générer automatiquement une action planifiée à partir du devis sélectionné.

L'action planifiée aura pour libellé :

GEN_AUTO DEVIS xxxx

xxxx désignant le devis à recopier.

Vous pouvez préciser que vous ne souhaitez pas que les prix soient remis à jour avec les valeurs du catalogue produit. Dans ce cas, le libellé sera :

GEN_AUTO DEVIS xxxx /RECOPIE_SIMPLE

Vous pouvez générer une facture récurrente :

  • soit à partir d'un devis. Dans ce cas, utilisez le menu Planifier → Une facture depuis la liste des devis
  • soit à partir d'une facture. Dans ce cas, utiliser le menu Planifier depuis la liste des factures.

L'action planifiée aura pour libellé :

GEN_AUTO FACTURE xxxx

xxxx désignant la facture à recopier.

Vous pouvez préciser que vous ne souhaitez pas que les prix soient remis à jour avec les valeurs du catalogue produit. Dans ce cas, le libellé sera :

GEN_AUTO FACTURE xxxx /RECOPIE_SIMPLE

Les lignes de factures seront éventuellement mises à jour avec les prix actualisés, si les prix des produits avaient été modifiés dans la fiche produit, sauf si l'option /RECOPIE_SIMPLE est précisée,

Si la facture doit être générée à partir d'un devis, le libellé sera :

GEN_AUTO DEVIS->FACTURE xxxx

xxxx étant le devis servant de source à la facture.

Depuis la liste des factures fournisseru, utilisez le menu contextuel Planifier (pièce récurrente) pour générer automatiquement une action planifiée à partir de la facture fournisseur sélectionnée.

L'action planifiée aura pour libellé :

GEN_AUTO FACTUREFOU xxxx

xxxx désignant la facture fournisseur à recopier.

Vous pouvez préciser que vous ne souhaitez pas que les prix soient remis à jour avec les valeurs du catalogue produit. Dans ce cas, le libellé sera :

GEN_AUTO FACTUREFOU xxxx /RECOPIE_SIMPLE

Il est possible d'utiliser des mots clé afin de pouvoir traiter automatiquement les dates :

Par exemple, vous avez fait un devis avec le libellé suivant :

ABONNEMENT 2009

et comportant une ligne

Abonnement revue 01/01/2019 - 01/01/2019

Il vous suffira de renseigner dans le devis

ABONNEMENT %SSAA%

et comportant une ligne

Abonnement revue 01/01/%SSAA% - 01/01/%SSAA+1%

A la génération suivante, les mots clés %SSAA% seront remplacés par le quantième de l'année en cours, %SSAA+1% par celui de l'année suivante.

Vous pouvez utiliser aussi %AA% pour ne prendre que les deux derniers chiffres du quantième, ajouter ou retrancher de 1 à 9 unités (par exemple %AA-8% serait remplacé par le quantième de la 8° année avant la date du jour)

Vous pouvez utiliser des mots-clé dans le libellé des actions, ces mots-clé seront remplacés par leur valeur au moment de leur génération.

Par exemple, vous pouvez créer une action planifiée “Anniversaire de Sylvie” à faire tous les ans, mettons le 3 décembre. Mais si vous mettez “Anniversaire Sylvie %NUM% ans”, vous pourrez obtenir un libellé d'action “Anniversaire de Sylvie 35 ans”, ce qui peut être utile dans certaines circonstances (un clic droit sur la date de naissance de la fiche contact permet de générer ce rappel d'anniversaire automatiquement).

Voici la liste des mots-clé qui sont utilisables :

  • %NUM% : valeur du numéro de génération
  • %MMAA% : mois/an courant, par exemple “janvier 2018” si nous étions en janvier 2018
  • %MM% : mois courant, par exemple “janvier” si nous étions en janvier 2018.
  • %SSAA% : siècle et l'année
  • %AA% : deux dernier chiffres de l'année
  • %TT% : le n° du trimestre, par ex “1” si nous sommes en janvier, février ou mars.

Fonctionnant de 1 à 12 :

  • %MM-1% : mois précédent
  • %MM+1% : mois suivant
  • %SSAA+1% : siècle et l'année de l'année suivante
  • %SSAA-1% : siècle et l'année de l'année précédente
  • %MMAA-1% : mois/an précédent, par exemple “décembre 2017” si nous étions en janvier 2018
  • %MMAA+1% : mois/an suivant
  • %AA-1% : pour les années précédentes.

TIP Glisser les post'it dans l'agenda. Il est possible de glisser-déplacer les postit affichés sur l'écran principal vers l'agenda : les postits sont alors transformés en actions. Pour faire un glisser-déplacer, prendre le post'it par l'icone “punaise” du haut à gauche du post'it.

TIP Mots-clé. Vous pouvez également utiliser les mots-clés dans les lignes des pièces à générer automatiquement. Cool !


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  • Dernière modification: 2020/02/14 20:10
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