Stocks

(La gestion des stocks est une fonctionnalité de la version Entreprise ;-))

Paramétrage de la gestion des stocks

Pour calculer les stocks, Gestan utilise le plus couramment :

  • les bons de réception fournisseur pour générer les mouvements d'entrée en stock
  • les commandes fournisseur pour calculer le stock entrant virtuel (les entrées en stock qui sont “dans le tuyau”)
  • les factures client pour générer les mouvements de sortie de stock
  • les commandes client pour calculer le stock sortant virtuel (les sorties de stock qui sont “dans le tuyau”)

Mais ces pièces de référence sont paramétrables, en fonction de vos habitudes de gestion. Vous pouvez par exemple paramétrer Gestan pour qu'il génère les mouvements de sortie de stock non pas à partir des factures clients, mais des bons de livraison client, si vous avez l'habitude de délivrer un bon de livraison dès sortie des marchandises, et de faire la facturation par la suite;

Vous pouvez gérer les stocks selon deux modes :

  • Le mode simple : dans lequel tous les mouvements de stock sont générés par défaut (pour tous les produits dont le stock est géré), en appuyant sur le bouton Stock IN de la liste des bons de réception, ou le bouton Stock OUT de la liste des factures clients
  • Le mode normal : dans lequel les mêmes boutons Stock IN et Stock OUT ouvrent un écran permettant de saisir dans le détail les mouvements de stock liés à la pièce.

Nous recommandons de commencer la gestion en mode normal, qui permet d'avoir une bonne connaissance des mécanismes de gestion de stock, puis de passer en mode simplifié si davantage d'automatisme est souhaité.

Voici quelques points particuliers concernant la gestion des stocks quand il y a des emplacements.

Ce type de gestion correspond en réalité à deux cas distincts :

  • le cas où il y a des lieux de stockage différents, par exemple un magasin à Paris et un autre à Etoges (c'est un petit village de la Marne réputé pour son Champagne 8-)
  • le cas où il y a de multiples espace de rangement dans un lieu unique, par exemple un système de rangement à cases multiples dans votre magasin d'Etoges.

L'écran d'entrée/sortie global de Gestan est fait pour pouvoir traiter les deux cas, il a fallu réfléchir un peu pour ça ! (Merci Nicolas, d'Ergo Home Consult ;-))

Cas des sorties de stock

Nous avons une facture de 3 kilos de figue fraîches (c'est super bon).

L'écran nous affiche la disponibilité du produit, ici dans les emplacements 1 et 2 (la combo Emplacement du haut permet de n'afficher qu'un seul emplacement, ce qui est utile dans le cas 1). La colonne Quantité affiche la quantité totale commandée, dans chacune des lignes.

Vous pouvez faire un drag'n drop des lignes du haut (les lignes de la pièce) vers le bas (les lignes de mouvement). Dans ce cas, le mouvement sera créé au maximum de la quantité disponible de l'emplacement que vous avez droppé.

En utilisant “Gén tout”, c'est un peu différent : les mouvements vont être générés sur l'emplacement que vous avez sélectionné dans la combo “Emplacement” du milieu. Si dans cette combo vous avez sélectionné l'option “Premier trouvé”, hé bien les mouvements seront générés sur le premier emplacement où il en existe, selon l'ordre d'affichage de la liste du haut (si vous voulez générer des mouvements dans l'ordre inverse des codes emplacements, il suffit de trier préalablement la liste selon les codes d'emplacement). En revanche, si vous avez sélectionné un emplacement particulier (ce qui est très utile dans le cas 1), les mouvements générés seront seulement ceux possibles à partir de l'emplacement sélectionné.

Dans l'exemple ci-dessus, nous avons généré un mouvement de 3 kilos depuis l'emplacement 1, par drag'n drop. Puis nous avons cliqué sur ce mouvement, et modifié la quantité à 1. La colonne “total MVT” signale bien cette sortie, avec la colonne “reliquat” à 2 dans toutes les lignes, pour indiquer qu'il reste 2 kilos de figue à sortir.

Si nous utilisions le drag'n drop depuis l'emplacement 1, un nouveau mouvement de 2 kilos serait généré depuis cet emplacement. Si nous utilisions le bouton “Gen tout”, un mouvement de 2 kilos serait généré depuis l'emplacement 2, sélectionné par défaut dans la combo Emplacement du milieu.

Un peu subtil, mais efficace !

Cas des entrées en stock

Ici, nous “enstockons” (oui, c'est un drôle de néologisme, mais il dit bien ce qu'il veut dire, non ?) une facture fournisseur correspondant à une livraison de 3 kilos de figues.

La combo “Emplacement” du milieu permet de sélectionner l'emplacement sur lequel on veut faire le mouvement. Quand on sélectionne une emplacement, le stock déjà présent sur l'emplacement sélectionné est affiché dans la colonne “Stock courant”, ici 111 kilos sur l'emplacement 1.

Ici, nous avons fait un drag'ndrop pour générer un mouvement sur l'emplacement 1. Généré à 3 kilos, un beau bébé, nous l'avons modifié à 1 kilos. Si nous choisissions l'emplacement 2 avec la combo “Emplacement du milieu”, le drag'n drop ou le bouton “Gen tout” génèrerait un mouvement de 2 kilos sur l'emplacement 2.

Et voilà !

Gestan peut automatiser la gestion des commandes de réapprovisionnement. Yesss !

Et il peut également optimiser ces commandes en fonction des délais habituels de vos fournisseurs, et du degré de tension de votre trésorerie : si vous recevez une commande de 100 barriques pour dans 15 jours, puis une autre de 100 barriques dans 6 mois, il est plus judicieux de faire deux commandes fournisseur espacées dans le temps, plutôt qu'une seule commande fournisseur avec du bois pour fabriquer 200 barriques.

Mais voyons tout d'abord quelques concepts.

L'objectif de stock

L'objectif de stock est le niveau de stock que vous cherchez à atteindre. Vous avez trois options :

  • travailler au stock d'alerte : l'objectif est ici d'avoir le plus souvent le stock d'alerte, une gestion en flux tendu
  • travailler au stock de sécurité : l'objectif est ici d'avoir le plus souvent le stock de sécurité, une gestion en flux trrrrrrrès tendu, vous devriez être confronté de temps en temps à des problèmes de rupture de stock.
  • travailler au stock maximum : l'objectif est ici d'avoir le plus souvent possible le stock maximum. C'est une option très sécuritaire, mais potentiellement très coûteuse par l'immobilisation de trésorerie que cela représente. A ne retenir que pour des périodes de pénuries terribles !

Le stock de référence

C'est le stock qui vous sert de référence pour calculer votre quantité de réapprovisionnement. Vous avez aussi trois options :

  • le stock courant : seul le stock courant (existant actuellement dans votre entreprise) sera pris en compte, sans tenir compte des approvisionnements à venir ou des commandes client à honorer.
  • le stock virtuel : est pris en compte le stock courant, diminué de toutes les sorties virtuelles, augmenté de toutes les entrées virtuelles
  • le stock virtuel à date : est pris en compte le stock courant, diminué des sorties virtuelles à telle date, augmenté des entrées virtuelles à telle date.

Un exemple ?

La théorie, c'est bien, mais avec un exemple, c'est mieux !

Ouvrez l'écran “Etats des stocks Produit” (via Produits > Etats des stocks).

Ce écran peut afficher plusieurs vues de l'état des stocks. Choisissez la vue “Commande”, comme dans l'image ci-dessous (ou la vue “Valorisation”).

Dans notre exemple, nos mouvements d'entrées sont gérées avec les bons de réception, les entrées virtuelles avec les commandes fournisseur, les sorties virtuelles avec les commandes client, et les mouvements de sortie avec les factures client (la configuration classique, quoi, mais qui peut se paramétrer différemment selon vos process).

Ici, nous avons un produit CARTE MERE, pour lequel le stock de sécurité à 10, d'alerte à 30, et une capacité maxi de stockage (ou d'achat) à 300. Actuellement, le stock courant, c'est à dire réellement présent dans l'entreprise, est de 40.

Pour ce produit, il n'y a aucune entrée virtuelle (c'est à dire une entrée prévue, basée sur la date de livraison attendue des commandes fournisseur en cours), mais il y a une sortie virtuelle de 200 unités (c'est à dire qu'il y a 200 CARTE MERE qui ont été commandées par les clients, en deux commandes différentes).

Il en résulte que le stock potentiel total de cartes-mère est de : (40 - 200) soit -160 (c'est à dire qu'actuellement, vous ne pouvez honorer que 40 des 200 cartes commandées, puisqu'il n'y a aucune commande fournisseur non encore livrée).

La colonne “Virtuel au 22/08” présente le stock virtuel au 22 août, c'est à dire dans 30 jours, puisque nous sommes aujourd'hui le 23 juillet, et c'est la Ste Brigitte (c'est à dire le stock courant augmenté des commandes fournisseur dont la livraison est planifiée avant le 22/08, et diminué des commandes client à livrer avant le 22/08).

La colonne “A commander” affiche le chiffre 460 : c'est un nombre maximaliste de cartes à commander, calculé comme suit : Le stock maximum (300), diminué du stock courant (40) et des entrées virtuelles (0), augmenté des sorties virtuelles (200).

Via le clic droit, menu “Paramètres Réappro”, nous pouvons ouvrir la pop-up de paramétrage du réappro. Saisissez, par exemple, 100 dans la zone “Nombre de jours” et fermez simplement la pop-up : le stock virtuel à date sera recalculé dans 100 jours, c'est à dire le 31/10.

Options de calcul des quantités de réapprovisionnement

Via cette même pop-up, nous pouvons alors tester toutes les valeurs possibles. Il y a 9 possibilités de réapprovisionnement, nous allons en détailler six ci-après (la différence entre le flux tendu stock d'alerte et le flux tendu stock de sécurité est juste la quantité de référence, alerte dans un cas, sécurité dans l'autre cas)

  • réappro flux tendu sur la base du stock virtuel à date

Nous commanderions seulement 90 cartes-mère (Stock d'alerte (30) diminué du stock courant (40) et des entrées à date (0), augmenté des sorties virtuelles à date (100)).

  • réappro flux tendu sur la base du stock virtuel

Nous commanderions 190 cartes-mère (Stock d'alerte (30) diminué du stock courant (40) et des entrées à date (0), augmenté des sorties virtuelles totales (200)).

  • réappro flux tendu sur la base du stock réel

Nous commanderions 0 cartes-mère (Stock d'alerte (30) diminué du stock courant (40), cela donnerait un nombre négatif).

  • réappro en stock max sur la base du stock virtuel à date

Nous commanderions 360 cartes-mère (stock maximum (300), diminué du stock courant (40) et des entrées virtuelles (0), augmenté des sorties virtuelles à date (100).

  • réappro en stock max sur la base du stock virtuel

Nous commanderions 460 cartes-mère d'un coup (stock maximum (300), diminué du stock courant (40) et des entrées virtuelles (0), augmenté des sorties virtuelles totales (200)).

  • réappro en stock max sur la base du stock courant

Nous commanderions 260 cartes-mère (stock maximum (300), diminué du stock courant (40) et des entrées virtuelles (0)).

Le bouton Réappro ouvre une commande fournisseur, avec une ligne par produit sélectionné, et la quantité à commander. Pour les produits qui ne sont pas à réapprovisionner, il n'y a pas de ligne dans la commande fournisseur, sauf si vous avez coché la case “accepter les valeurs négatives” de l'écran de paramétrage des réappros. Dans ce cas, une ligne apparaît même pour les produits qui ne sont pas à recommander, juste pour rappel des produits disponibles : il est quelquefois judicieux de profiter d'une commande, pour ajouter quelques produits en plus afin de bénéficier de coûts de transport moins cher.


Astuce : le clic sur le bouton “Réappro” lance la commande de réappro avec les derniers paramètres de réappro enregistrés. Pour modifier les paramètres, vous pouvez utiliser le clic droit sur la liste, menu “Param réappro”, ou alors un clic droit sur les boutons de Réappro ou de Demandes de prix.

  • wiki/util/stocks.txt
  • Dernière modification: 2015/09/29 15:19
  • par ics01