Pièces client et fournisseurs

Les pièces client regroupent :

  • les devis
  • les commandes
  • les factures
  • les avoirs
  • les bons de livraison

Les pièces fournisseur regroupent :

  • les demandes de prix
  • les commandes fournisseur
  • les factures fournisseur
  • les bons de réception

+++ affichés dans les colonnes

Il peut arriver, notamment dans la colonne TVA, que Gestan affiche +++, au lieu de 19.6 (si vous êtes en France).

C'est tout simplement que vous utilisez une police qui, compte-tenu de la taille que vous avez choisie, ne rentre pas dans les colonnes.

Pour résoudre ce problème, réduisez la taille de la police, ou revenez aux valeurs originales (Police Arial et taille 9 pour le corps des pièces)

Afficher les paiements enregistrés sur une facture

Sur la liste des factures et des avoirs (mais aussi sur la liste des factures fournisseurs), il est possible d'afficher la liste des écritures correspondantes aux paiements enregistrés sur la pièce, via les options disponibles sur le clic droit de la liste des pièces.

Il est aussi possible d'afficher la liste des paiements via un simple double clic sur la zone “date de paiement” de la pièce sélectionnée sur la liste.

Au secours, ma facture n'est plus modifiable !

C'est normal, c'est tout simplement que vous l'avez transmise à votre client ! (ou qu'elle a été réglée, mais dans ce cas, vous l'avez forcément transmise).

Ce contrôle permet d'éviter de modifier une pièce transmise par inadvertance.

Si vous souhaitez quand même la modifier, très simple, il suffit de décocher la case “Transmis”, sur la fiche facture (et la date de règlement éventuellement).

Massification des commandes (ou des autres pièces)

Il peut arriver que vous ayez une commande de 3 machins de votre client A, de 4 machins de votre client B, et de 10 machins de votre client C. Vous allez adresser à votre fournisseur de machins une commande avec trois lignes du produit MACHIN, l'une de 3, l'autre de 4, et la dernière de 10.

Un clic droit sur la liste des items de pièces “Données > Regrouper par produit” va vous regrouper ces trois lignes en une seule ligne du produit MACHIN, pour une quantité de 17.

Cela fonctionne aussi pour toutes les autres pièces, client ou fournisseur.

Référence externe client utilisable dans les pièces

Il arrive, notamment pour les sociétés de type “grands comptes” qui utilisent Gestan en plus de leur ERP d'entreprise (SAP, PeopleSoft, Sage, Dynamics, etc) que vous puissiez souhaiter d'avoir la référence client dans l'ERP de leur entreprise sur les pièces produites par Gestan.

Pour cela, indiquez la référence externe client (le n° SAP, PeopleSoft, etc) dans la zone “Référence externe” de la fiche contact sous Gestan. Puis, quand vous faites un devis, une facture, ou une autre pièces, faites un clic droit sur la zone N/Ref de la fiche facture : cela vous permet d'insérer la référence externe du client sélectionné.

Remplacer le libellé "Facture", ou "Devis", ou tout autre libellé de pièce

Vous pouvez souhaiter remplacer ponctuellement un libellé par un autre. Typiquement, cela pourrait être le cas d'une facture proforma, ou d'une facture d'acompte par exemple.

Pour cela, vous pouvez :

  • passer par la traduction des libellés : il vous suffirait de traduire Facture par Facture proforma, dans la langue qui vous intéresse. Mais cela ne serait pas bien adapté à un fonctionnement ponctuel. En revanche, c'est bien adapté à la Belgique, pour lequel un “Avoir” s'appelle une “Note de crédit”
  • utilisez le menu “mentions spécifiques” du clic droit sur la liste des factures, et choisir l'option “Facture proforma”, qui est faite pour cela.

Utiliser une adresse mail temporaire

Vous pouvez mettre, sur la fiche pièce (côté client ou fournisseur), une adresse mail sur la seconde ligne d'adresse.

En cas de transmission par mail, cette adresse sera utilisée pour remplacer l'adresse mail de la fiche client.

Cela correspond au cas suivant : vous vendez un produit à des clients dont vous ne souhaitez pas enregistrer les coordonnées dans le fichier des contacts, mais auxquels vous voulez donner une facture. Dans ce cas, créez un client “générique” qui pourra s'appeler, par exemple “ventes comptoir”. Puis créez la facture pour ce client générique, en indiquant une adresse postale seulement dans la fiche facture, et l'adresse mail dans la seconde ligne d'adresse. Au clic droit, la facture sera correctement transmise à la bonne adresse mail, lue dans la fiche facture et non pas dans la fiche client. Vous conserverez donc la mémoire des coordonnées complètes du client.

  • wiki/util/pieces_compta.txt
  • Dernière modification: 2015/04/20 22:23
  • par ics01