Charger un fichier Excel dans une pièce

Le secteur du bâtiment fait souvent des devis très longs, sujets à de multiples modifications, et pour partie crées avec des copier-coller d'autres devis ou de catalogues fournisseur sous format numérique.

L'autre caractéristique du secteur du bâtiment est l'utilisation du mode de classement titre/lot des factures, par exemple pour faire un titre “Electricité” et décliner toutes les pièces de la maison (Salle à manger, salon, salle de bain, cuisine, etc), ou de faire un titre “Salle à manger”, et de décliner tous les lots à réaliser (électricité, plomberie, peinture, etc).

Gestan permet, pour une pièces classée en titre/lot, d'importer directement un fichier Excel respectant un format standard.

Pour cela, sur la fiche pièce (par exemple, la fiche devis ou facture), faire un clic-droit sur les lignes de pièces, et utilisez le menu Données > Import de données XLS classées en titre/lot (ou CTRL+U).

Cela va vous ouvrir une fenêtre spécialement dédiée à l'utilisation des fichiers Excel.

Voilà la fenêtre côté client (devis, commande, facture, BL) :

Et voilà la fenêtre côté fournisseur (demande de prix, commande et factures fournisseurs, bons de réception) :

Utilisation de la fenêtre

Côté client

Dans votre fichier Excel, sélectionnez la colonne qui vous intéresse, et faites un Ctrl/V dans Gestan : le contenu de la colonne est copié dans l'écran Gestan.

Procédez ainsi pour toutes les colonnes qui vous intéressent.

Côté fournisseurs

Du côté fournisseur, vous allez pouvoir enregistrer la structure de votre fichier grâce au bouton “Mapping”. Cela va vous permettre d'insérer tous les éléments d'un coup.

Résultat

Avant de faire le copier/coller, choisissez la famille (et la sous-famille) qui sera choisie par défaut pour les produits qui n'existent pas dans votre base.

Une fois que vous aurez fini de faire le copier/coller, voilà ce que vous allez obtenir :

Les produits qui n'existent pas dans la base auront les cases “Code produit” et “Famille” et “Sous-famille” (si paramétré) avec un fond orange. Vous n'aurez qu'à sélectionner la famille (et la sous-famille) qu'il faudra utiliser, et ils pourront être crées dans la base. Il y a d'ailleurs trois modes de création possibles : la création en hors catalogue, la création et la non-création. Dans le cas ci-dessus, j'ai choisi de créer des produits hors catalogue.

Une fois cela fait, cliquez sur “Valider”.

Voilà ce que vous obtiendrez :

Pour un import de masse dans la base de données produit

Depuis le menu principal de Gestan, vous pourrez réaliser une importation de produits en masse dans votre base de données.

Pour ce faire allez dans le menu Outils > Administration > Importation de données.

Là vous trouverez deux nouveaux sous-menu : “Importer mes propres produits” et “Importer des produits fournisseurs”.

Le premier sous-menu ouvre la fenêtre côté client, le second ouvre la fenêtre côté fournisseur.

Le principe change un tout petit peu : il n'y aura qu'une insertion dans la base de données.

Les produits qui existent déjà dans la base auront les cases “Code produit” et “Famille” et “Sous-famille” (si paramétré) avec un fond jaune. Il y a d'ailleurs deux modes de création possibles : la création en hors catalogue et la création.

Pour l'importation des produits fournisseurs, il faudra au préalable sélectionner le fournisseur qui sera affecté au produit.

Et voilà !!

  • wiki/util/pieces/chargement_excel.txt
  • Dernière modification: 2017/05/25 00:40
  • par ics01