Numérotation des pièces

Voici quelques précisions sur la numérotation des pièces client (les factures, devis, etc) ou fournisseur (demandes de prix, bons de réception, etc) sous Gestan.

Les pièces sont stockées dans des fichiers qui comportent un identifiant automatique, incrémenté à chaque création : un enregistrement créé juste après l'enregistrement 77 prendra pour identifiant 78, et ainsi de suite.

C'est ce que nous appelons le n° interne de la pièce, ou ID. C'est la référence unique par laquelle est identifiée la pièce, dans tous les écrans de Gestan (compta, édition de rapports, statistiques).

Un numéro interne n'est jamais réutilisé : par exemple, si vous supprimez le devis 77, le devis suivant qui sera créé ne sera pas un nouveau devis 77, mais le devis 78. Si vous voulez que vos numéros de devis soient “sans trous”, il faudra alors “forcer un numéro”, en utilisant les menus d'administration spéciaux, dédiés à cela.

Il est tout à fait possible d'imprimer les pièces avec cette numérotation simple. Vous auriez donc une facture 1, puis 2, puis 3, etc.

Mais il est également possible d'utiliser une numérotation plus élaborée, qui ne sera utilisée que pour l'impression de vos pièces, et contenant, ou pas ce numéro ID. Vous pourrez alors avoir les factures FA201401011, FA201401012, FA201401013, etc. C'est ce que nous appelons le numéro imprimé.

A la création de votre première facture sous Gestan, le logiciel vous demande à partir de quel numéro vous voulez commencer.

Si vous débutez votre activité professionnelle, commencez par le numéro 1.

En revanche, si vous aviez une facturation suivie par un autre logiciel, commencez par la suivante (par exemple, si vous en étiez à la facture FC-2014-125 sur l'ancien logiciel, commencez à 126 sous Gestan.

Via l'écran de paramétrage général de l'application, vous pouvez choisir tout type de numérotation pour vos pièces, voire en changer autant que vous voulez ! Ces changements n'affectent en aucun cas l'ID des pièces.

Le type de numérotation par défaut est : [n°client - n° ID de pièce - n° de pièce pour le client]. Ainsi, par exemple, la facture portant le numéro imprimé 560-78-22 est la vingt-deuxième facture dans l'ordre des dates de création pour le client n°560, et elle porte le n° ID interne 78.

Vous disposez de bien d'autres options :

Option Résultat Explication
N° de pièce 77 C'est la pièce d'ID 77
Année-Mois-N°de facture 20140678 Cette pièce est de juin 2014 et porte l'ID 78
Année-N° depièce par année sur 6 digits 20140000045 Cette pièce 78 est de 2014, et c'est la 45° facture de 2014
Ref externe client - n° pièce CLS0125 - 78 Cette pièce 78 est pour le client CLS0125
Préfixe-millésime-créateur-n°pièce FCLT2014/EM/78 Cette pièce 78 est une facture client (FCLT) de 2014, créée par l'utilisateur EM

Et il en existe bien d'autres.

:!: Quand l'option de numérotation de pièce ne comporte pas le numéro de pièce interne, le numéro interne de pièce est imprimé au bas de la facture, ce qui permet de la retrouver facilement, d'une manière certaine.

Les options de numérotation ne comportant pas ce numéro ID interne doivent être utilisées avec attention. Par exemple, si vous numérotez vos devis avec l'option [Année - n° de pièce dans l'année] (le devis 2014000077 serait le 77° devis produit en 2014), la numérotation imprimée va se décaler si vous supprimez un devis. Il faut donc être au clair sur les procédures avant d'adopter une telle numérotation !

Nous recommandons fortement de n'utiliser que les options de numérotation comprenant le n° de pièce interne !

Le numéro affiché dans la liste des pièces est le numéro interne, qui permet de se repérer le plus rapidement dans les recherches : il est plus facile de chercher la facture 1 que la facture 20130000001.

Cela présente comme inconvénient, si vous avez choisi une numérotation qui ne comporte pas le numéro interne, que vous puissiez avoir du mal à retrouver votre facture si votre client ne vous mentionne que le numéro imprimé ! C'est pourquoi nous recommandons de n'utiliser que les numérotations qui le contiennent.

Nota : il serait possible également d'afficher le numéro imprimé à la place du numéro interne, dans la table. Mais, en raison du fait que, dans l'absolu, ces numéros peuvent être décalés avec des ajouts ou des suppressions de pièce, il faudrait recalculer à chaque fois tous les numéros. Avec 100 factures, ce serait facile, mais avec 10.000, il faudrait être patient !

Si vous supprimez une pièce, le numéro de cette pièce ne sera pas réutilisé par Gestan. Dans certain cas, il peut cependant être nécessaire de forcer un numéro.

Cette opération n'est possible qu'aux utilisateurs Gestan

  • ayant les droits d'administration sur la base : pour ce faire, vérifiez sur la liste des utilisateurs de Gestan que vous êtes bien Administrateur.
  • et ayant de plus le privilège de forcage : pour ce faire, sur la fiche des privilèges de l'utilisateur, la case “Forcer” doit être cochée.

A partir du moment où ces deux conditions sont réunies, le menu Outils > Administration > Traitement des données > Forcer un n° de facture permet de créer un enregistrement avec un n° prédéterminé, qu'il faudra ensuite modifier.

En France, légalement, votre facturier doit comprendre une succession de numéros “sans trous”. C'est à dire que vous pouvez par exemple numéroter vos factures FA201401, FA201402, etc, mais il est interdit de passer de FA201401 à FA201403.

Cette obligation ne porte que sur les factures (pas sur les commandes, devis, demandes de prix, etc).

Gestan interdit la suppression des factures aux non-administrateurs. Les administrateurs ne peuvent les supprimer que sur confirmation explicite.

  • wiki/util/numerotation_pieces.txt
  • Dernière modification: 2015/07/02 22:05
  • par ics01