Facturation multidevise

Voici un cas pratique : une société a des clients qui la payent en euros, et d'autres en dollars, tandis qu'elle règle certains fournisseurs en euros, et d'autres en dollars. Comment faire ?

Tout d'abord, il faut garder à l'esprit que gérer une entreprise dans un environnement multi-devises est plus compliqué que de ne gérer qu'une seule devise : cela va générer un peu de travail en plus, quand même ! Mais Gestan va tâcher de vous faciliter la vie.

Primo, il faut choisir une devise de référence. C'est la devise dans lequel tout sera enregistré dans Gestan. C'est aussi la devise dans laquelle vous demanderez à votre comptable de travailler. Dans Gestan, tous les enregistrements monétaires seront stockés dans cette devise. Cela, c'est dans le paramétrage général de l'application, onglet “Diver”, renseignez le champs “Code devise”.

Ppour cet exemple, chauvinisme oblige, admettons que nous choisissions l'Euro (encore que cette monnaie n'ait franchement rien de gaulois).

Lorsque vous allez enregistrer votre catalogue produit, saisissez bien tous les prix en Euros.

Vous faites votre première vente, et vendez une barrique de rhum d'une valeur de 100 euros TTC, à M. Dupont. Vous lui faites donc une facture, qui va afficher un prix de 100 euros TTC. Quand vous cliquerez sur le bouton “Encaisser” de la liste des factures, la pop-up de confirmation de l'encaissement sera renseignée avec une valeur par défaut de 100. Jusque là, tout va bien.

Mais si vous vendez la même barrique à Mme Jane Calamity, il va falloir lui parler en dollars. Pour ce faire, créez exactement la même facture que pour M. Dupont. Puis, avec le clic droit sur la liste des factures, utilisez le menu “Options d'édition”. Sur l'écran ouvert par ce menu, l'onglet Langues et devise permet de choisir la devise.

Ici, il faut donc saisir le taux de change Euro>Dollar, 1,14035 au 18/9/2015, et en passant, vous pouvez même spécifier que votre facture doit être imprimée en anglais. Jane sera certainement touchée par cette délicate attention.

Dans la liste des factures, celle de Mme Calamity va bien apparaître à 100, mais à l'impression (ou à la génération pdf), elle va bien être générée à 114.04 dollars. Vous pouvez modifier le taux, cela modifie le prix en dollar, ou le prix en dollar, ce qui modifie le taux. Cool.

Au moment du règlement de Mme Calamity, vous allez recevoir un chèque de 114.04 $, qui est censément l'équivalent de 100 euros, ce pourquoi Gestan va vous afficher une pop-up de règlement à 100€ au momement ou vous encaisserez le règlement de cette facture de 114.04 $. Toutefois, la pop-up va vous signaler que la pièce est établie dans une autre devise que la devise de référence.

La pop-up vous signale que votre devise de référence est l'euro, vous affiche le montant de la facture en euros (100), que la devise de la facture est le dollar, que le montant en dollars est de 114.04, et vous précise le taux de change retenu pour l'établissement de la facture. La zone de montant en euros n'est pas saisissable, au contraire de la zone en dollar, qui vous permet de saisir le montant réellement reçu de Mme Calamity, qui serait automatiquement converti en euros, au taux de change de la facture, dans le cas où Mme Calamity ne vous ai pas envoyé exactement 114.04 dollars.

Ce système fonctionne très bien quand il n'y a pas de variation significative de taux de change entre l'émission de la facture et la réception du paiement. Mais dans le cas inverse, en toute rigueur, il faudra éventuellement passer une écriture pour dépréciation ou appréciation de change.

Pour les fournisseurs, c'est un peu pareil.

Admettons que vous puissiez acheter du Rhum au prix de 70 euros la barrique auprès de la maison Saint James. Mais vous avez un second fournisseur de Rhum, Saint Nicholas Abbey, à la Barbade, chez qui vous pouvez aussi vous procurer du rhum, pour 180 dollars barbadiens (à ne pas confondre avec le dollar des cow-boys).

Dans vos contacts, vous avez noté M. Raul EL BARBUDO, rattaché à la société SAINT NICHOLAS ABBEY, dont il s'occupe de recevoir les commandes. Dans le volet “Info commerciales” de M. EL BARBUDO, vous aurez pensé à inscrire BBD (pour Dollar Barbadien), qui est la monnaie habituelle dans son pays.

Activez la gestion des tarifs fournisseur dans le paramétrage général (onglet “Produits”), et saisissez le prix de la barrique St NICHOLAS en euros. Au 18/9/12, 1 EUR = 2,27528 BBD (pour votre culture, le dollar barbadien est indexé sur le dollar US - parité 1/2, et devrait donc valoir 2.2807, mais les mystères des convertisseurs, et les intérêts des banquiers, sans doute, donnent un taux différent…). Bref, si vous achetez du rhum à 180 BBD, cela fait 79.11 euros.

Voilà ce que donne la fiche produit :

(Pour l'exemple, nous présentons un même produit qui peut s'acheter chez des fournisseurs différents, mais nous aurions aussi pu prendre deux produits différents de même fournisseur). Nous sommes parfaitement d'accord, il serait beaucoup plus pratique, ne serait-ce que pour gérer les évolutions de change, de saisir un prix en BBD : c'est une évolution prévue pour la version 14 de Gestan !

Pour votre première commande fournisseur, commandez une barrique chez Saint James. Vous enregistrez alors une facture fournisseur de 70 euros, pas de problème. Sur la liste des factures fournisseur, le bouton “Régler” ouvre la pop-up de règlement ci-dessous. Rien de plus facile.

Les choses sont un peu moins évidentes pour vos commandes chez Saint Nicholas.

Quand vous allez enregistrer votre commande fournisseur, Gestan va vous renseigner le prix de la barrique en BBD, c'est à dire qu'il va vous mettre 79.11 euros TTC. Or ce n'est peut être pas valable, à cause des variations de taux de change. Là, hélas, il n'y a pas trente-six solutions : il faut calculer votre prix en devise de référence (ici l'euro), en tenant compte du cours actuel du dollar de la Barbade, renseigner correctement les prix en devise de référence dans la facture fournisseur, et s'assurer en ouvrant les options de la facture, que le taux de change permet bien d'arriver à la somme totale portée sur la facture du fournisseur.


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  • Dernière modification: 2016/12/22 12:19
  • par ics01