Facturation : généralités

  • Côté client, ce terme désigne les devis, commandes, factures, avoirs, et bons de livraison.
  • Côté fournisseur, ce terme désigne les demandes de prix, les commandes fournisseur, les factures fournisseur, et les bons de réception.

Dès qu'une pièce est transmise, elle devient “non modifiable” dans Gestan. Ce qui parait logique : il ne serait pas cohérent de pouvoir modifier une pièce alors que vous l'avez déjà transmise à votre client !

Cependant, si votre profil est administrateur Gestan, il suffit de décocher la case “Transmis” (et éventuellement la date d'encaissement, pour une facture) pour pouvoir à nouveau accéder à la modification.

Si vous n'êtes pas administrateur Gestan, il faut alors :

  • soit demander à votre administrateur de modifier la pièce
  • soit demander à votre administrateur de vous accorder également les droits administrateur Gestan (via l'écran “Liste des utilisateurs”).
  • soit demander à votre administrateur de vous conférer des droits partiels pour l'administration des pièces (via l'écran “Privilèges”)

Pour numéroter les pièces, Gestan utilise un identifiant numérique unique (id), par opposition au numéro externe, celui qui est imprimé sur les documents mail ou papier.

Le n° interne est géré par Gestan : il est incrémenté à chaque création, et n'est jamais réutilisé. Par exemple, si vous avez juste créé la facture 57 et que vous la supprimez, la prochaine facture que vous allez créer portera le n°58, et non 57. Dans certaines conditions, il est cependant possible de recréer un n° de pièce supprimé par erreur (voir ci-dessous)

Le n° externe adopte le format que vous paramétrez. Vous pouvez, tout simplement, rependre le n° interne, ou souhaiter un format d'édition qui le contienne, par exemple “Facture 1546-325-10”, ou totalement indépendant, comme par exemple EN/FC20150815-25

A la création de la première pièce, Gestan vous permet de choisir le numéro à partir duquel vous voulez commencer la numérotation interne. Cela permet de prendre la suite d'une numérotation précédente éventuelle.

La suppression des pièces est une opération réservée aux utilisateurs avec statut d'administrateur Gestan.

Lorsqu'une pièce est supprimée dans Gestan, l'identifiant interne n'est pas réutilisé. Par exemple, si vous avez créé les factures de 1 à 10, et que vous supprimez la facture 7, la prochaine facture que vous allez créer portera le n°11 et non pas 7.

Pour ce qui est des factures, la législation de certains pays, et spécialement en France, énonce que votre facturier doit comporter des numéros qui se suivent. C'est pourquoi, par défaut, Gestan ne permet pas la suppression des factures.

Pour les pays qui ne sont pas soumis à cette contrainte, il est cependant possible d'attribuer aux utilisateurs de Gestan, des droits nécessaires à l'administration des pièces : c'est la case Administrer les pièces de l'écran de gestion des privilèges utilisateur. Cette case étant cochée, il sera alors possible à l'utilisateur de :

  • supprimer une pièce (via le bouton Supprimer de la liste des pièces, qui sera alors activé). La suppression sera archivée dans les fichiers d'historique;
  • forcer un numéro de facture (via le menu Administration > Forcer un n° de facture).

Il y a trois options de tri des lignes, accessibles soit via le paramétrage général, soit via les options re-définissables par pièces, via le clic droit sur la liste des pièces.

Les lignes de factures sont imprimées dans l'ordre selon lequel elles sont affichées par la fiche facture (Au contraire des colonnes ! Elles peuvent être affichées dans la fiche, et ne pas être imprimées dans l'état, et vice-versa, cela dépend du paramétrage général).

L'option "Tri manuel"

Dans cette option, quand vous êtes dans la fiche facture, quand vous ajoutez une nouvelle ligne de facture, elle est ajoutée en bas des précédentes.

Vous pouvez cliquer sur n'importe quelle entête de colonne, afin de les trier. Par exemple, dans l'ordre alphabétique des codes produits, ou par ordre de prix croissants.

Vous pouvez également déplacer les lignes à la souris, par exemple pour avoir les lignes dans l'ordre logique de réalisation, par exemple “Enduit” avant “Peinture”.

L'option "Tri par famille"

Dans cette option, les lignes sont classées par familles, dans l'ordre des familles des produits que vous saisissez, puis, à l'intérieur des familles de produit, les lignes sont également classées dans l'ordre des saisies. A l'intérieur d'une famille, vous pouvez modifier l'ordre des lignes à la souris, ou via un clic sur les entêtes de colonnes. Vous pouvez également modifier l'ordre des familles via un clic sur l'entête de la première colonne.

Si vous souhaitez classer les familles dans un ordre qui n'est ni l'ordre des saisies, ni un tri alphabétique, vous pouvez le faire via l'option “Classer les familles”, accessible via le clic droit de la table des pièces.

L'option "Titre/Lot"

Dans cette option, il est possible de classer les lignes soit par grands titres, comme par exemple “Salon”, “Salle à manger”, “Chambre”, ou alors par Titre et Lot, comme par exemple “Salon/Electricité”, “Salon/Peinture”, etc. A la souris, il est possible de déplacer les lignes à l'intérieur d'un titre/lot, ou de l'affecter à un autre titre/lot.

De la même façon que dans les cas précédent, les lignes de titre/lot sont affichées par titre et par lot (s'il y a lot), dans l'ordre des saisies. Et si vous voulez un ordre des Titres qui ne soit ni celui de votre saisie, ni l'ordre alphabétique, vous pouvez le faire via l'option “Classer les titres/lots”, accessible via le clic droit de la table des pièces.


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  • Dernière modification: 2018/12/06 15:23
  • par ics01