Acomptes sur factures

Il y a plusieurs méthodes pour enregistrer des acomptes avec Gestan.

Vous pouvez choisir l'une ou l'autre en fonction de vos impératifs comptables.

Prenons par exemple une facture de 100 euros TTC pour laquelle votre client vous donne un acompte de 20 euros.

La méthode la plus simple est de faire une première facture d'acompte de 20 euros TTC, avec une seule ligne, mentionnant comme intitulé “Acompte sur facture à établir selon devis XXX du jj/mm/aaaa”.

La TVA étant exigible dès le paiement de l'acompte, votre ligne d'acompte devra mentionner la TVA.

Sur la liste des factures, à l'aide du clic droit > Impressions mentions spécifiques, vous pouvez remplacer le libelle “Facture” par le libelle “Facture d'acompte”.

Et ensuite vous faites votre seconde facture normalement, pour un montant de 80 euros (vous pouvez soit déduire le montant de l'acompte d'une ligne particulière, soit - c'est mieux - utiliser une ligne “Acompte sur facture à établir selon devis XXX du jj/mm/aaaa”, avec un montant négatif de -20, afin que la somme soit déduite du total) sans utiliser la zone acompte, et tout va bien.

L'avantage de cette méthode est qu'elle est toute simple ! En plus, elle permet de bien suivre les paiements des acomptes, celui-ci prenant le chemin habituel.

Là où ça se complique, c'est quand vous avez des factures avec des taux de TVA différents sur les lignes, par exemple des lignes à 19.6 et des lignes à 7. Normalement, il faudrait faire dans ce cas votre facture d'acompte au taux de TVA qui est le plus habituel, puis, au moment de l'établissement de la seconde facture, d'ajouter une ligne pour l'ajustement du solde de TVA à facturer, calculée à la main. Il y a plus fun !…

Une autre méthode est de faire une facture normale de 100 euros TTC, et de noter la somme de 20 euros comme acompte en la portant comme montant d'acompte dans le champ ad-hoc de la fiche facture.

Ensuite, au moment où vous touchez votre acompte, vous créez une écriture de 20 euros au crédit du compte sur lequel vous l'encaissez, via l'écran de gestion des écritures. Cette écriture étant créée, vous la liez avec la facture concernée (via le clic droit sur la liste des écritures, bien sûr !).

A l'impression, Gestan présentera à votre client une facture comportant le total HT, la TVA et le montant TTC, puis, en dessous, le montant de l'acompte et le montant net à payer par votre client.

Et là, au moment où vous encaissez la facture, Gestan vous proposera la création d'une écriture qui tiendra compte de l'acompte déjà versé, y compris les montants de TVA.

Cette méthode est pratique dans le cas des factures avec des taux de TVA multiples : l'écriture proposée par Gestan tiendra compte des montants de TVA déjà versés, et recalculera tout seul le solde de TVA. Elle permet aussi d'éviter de multiplier les factures, encore qu'il ne s'agisse là que d'un inconvénient mineur.

Vous faites un devis de 100 euros, et souhaitez que votre client vous règle un acompte de 20%, puis de 30% au début du chantier, le solde après réception des travaux.

Il y a plusieurs méthodes possibles, mais ce qui nous a paru le plus simple est la méthode suivante :

  • vous faites votre devis, portant un acompte de 20 euros, et vous le remettez au client
  • vous faites votre facture d'acompte avec une seule ligne de 20 euros
  • votre client vous paye 20 euros.
  • au début du chantier, vous faites une facture d'acompte, avec une seule ligne de 30 euros
  • le client vous paye
  • vous déverrouillez le devis, et portez un acompte de 50%
  • à la fin des travaux, vous générez une facture à partir du devis. Elle sera de 50 euros, déduction faite des 50 euros d'acompte.
  • votre client vous paye
  • et vous êtes content ! ;-)

Une autre méthode est la suivante :

  • vous générez votre devis de 100 euros
  • à partir du devis, vous générez une facture, et vous ajoutez deux lignes de situation : -30 (pour le second versement), et -50 (pour le troisième versement). Le net à payer est donc bien de 20.
  • au début du chantier, vous dupliquez la facture précédente, et vous ne mettez plus qu'une seule ligne de situation de -50, avec un acompte à 20. Le net à payer est bien de 30.
  • enfin, vous dupliquez encore la facture, et supprimez la dernière ligne de situation, tout en portant un acompte de 50. Le net à payer sera bien de 50.

Les utilisateurs de Gestan ont du talent !

Quelquefois, ils inventent des méthodes qu'on avait pas imaginé nous-même !

Sur ce lien, la méthode géniale d'A2RMICRO, partenaire Gestan, bravo Jean-François !

Pour facturer 80 % de la commande ou de mon marché je pars de ma commande puis je clique sur facture et je mets “statut non livré”.

Après dans ma facture dans la colonne quantité je mets 0.8 au lieu de 1 et le tour est joué et pour facturer les 20 % la fois d'après je repart de ma commande et cette fois je mets “livrée” et dans mes lignes je mets en quantité 0.20 et ma commande ou marché est facturée à 100 %.

Pour les RG (retenues de garantie) j'ai créé un article RG je l'ajoute sur la dernière ligne de ma facture je mets “déduction RG sur ……….€ (somme que je facture), dans la colonne prix je rentre le montant de ma facture et dans la quantité je mets - 0.05 et le tour est joué.

Pour ne pas oublier le déblocage de mes RG dans un an je duplique ma facture et je supprime mes lignes sauf celle de la RG que je modifie en mettant “déblocage RG sur ……..€” et je mets aussi le n° de la facture d'avant et j'enlève le signe - dans la colonne quantité.

Après j'ai créé un règlement à un an échu à réception de chantier et comme cela ma facture de RG est à l'échéance d'un an plus tard (voir plus selon la date de réception) cela se modifie dans la date d'échéance et au moins j'ai facturé la totalité du marché et je suis sûre de ne pas oublier de réclamer mes RG dans un an lorsque l'échéance sera arrivée. Certains archi ou contractants généraux (rarement quand même) n'en veulent pas mais moi au moins j'ai ma facture de faite et mes RG ne seront pas oubliées et cela évite de tenir un échéancier ou autre système, tout est dans Gestan.

Voir http://forum.gestan.fr/viewtopic.php?f=41&t=5622&p=51099#p50944


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  • Dernière modification: 2018/04/30 19:26
  • par ics01