Comptabilité avec Gestan

Quid de la compta avec Gestan ?

Deux éléments en préalable :

• Gestan n'est pas un logiciel comptable, mais un logiciel avec lequel vous aimerez faire de la compta (si, si !). Cela dit, Gestan sait quand même vous produire un compte de résultat.
• Un comptable, dans une entreprise au dessus de une personne, est quasi-indispensable, même s'il manque totalement d'humour. Cela d'autant plus que la technocratie française empile chaque mois des nouveautés fiscales souvent incongrues, et qu'il est devenu impossible au citoyen de connaître en totalité.

L'idée de Gestan, c'est de pouvoir saisir vos dépenses et recettes très facilement, mais aussi les contrôler : vérifier que chaque mouvement que vous avez saisi est bien conforme aux relevés de banque que vous recevez, et vérifier que pour chaque mouvement passé en compta, vous avez bien la pièce justificative nécessaire.

Et ceci fait, à la fréquence qui vous est nécessaire, vous exporterez les saisies vers votre comptable, qui les moulinera directement dans son logiciel à lui. Gestan sait exporter dans tous les formats natifs des logiciels courants du marché ¹⁾. Et Gestan sait exporter vos saisies en partie double, et avec les codes de plan qui vous ravir votre comptable.

Un jour peut-être, il deviendra obligatoire de présenter sa compta sous forme de fichiers (Big Brother is loving you, voir cet article sur le principe, et cet autre sur les contenus). Avec Gestan, même pas mal, vous savez déjà le faire.

Sous Gestan, la notion d'exercice comptable n'induit pas de calculs particuliers, l'ensemble des résultats étant calculés à la demande.

La date de premier exercice comptable se saisit dans l'écran de paramétrage général de l'application. Elle conditionne principalement l'affichage des pièces (factures, devis, etc), l'écran affichant la sélection demandée pour la plage de date représentant l'exercice comptable.

Si vous commencez votre premier exercice le 13 mai 2014, par exemple, mais que votre entreprise va terminer son exercice comptable au 31 décembre, indiquez 01/01/2014 comme date de premier exercice comptable. En revanche, si vous allez clôturer au 30 juin, indiquez le 01/07/2013 comme date de premier exercice.

Allons un peu plus loin…

Sous Gestan, les écritures (que votre comptable appelle des mouvements) sont reliées à des “imputations”. Par exemple “EDF”, ou “Loyer”, ou “Achat consommables bureau”, ou “Achat engrais”. Et dans le paramétrage (ce n'est pas bête du tout de faire ce paramétrage initial avec votre comptable), vous allez pouvoir relier telle ou telle imputation à un compte du plan, un compte de contrepartie, et un code journal.

En gros, il faut faire une imputation par compte que vous voulez isoler, sachant que vous pouvez faire aussi des imputations différentes pour des codes comptables identiques, par exemple “EDF” et “GAZ”, si vous voulez savoir facilement ce que vous coûtent séparément le gaz et l'électricité.

En matière de plan comptable, c'est le plan comptable simplifié France qui est installé par défaut, mais vous pouvez soit ajouter des comptes, soit charger un plan comptable détaillé d'un coup.

Pour les comptabilités simple, ce niveau de finesse d'analyse est tout à fait suffisant.

Pour les comptabilités un peu plus exigeantes, Gestan peut aller aussi un poil plus loin, avec le paramétrage des liaisons dangereuses comptables.

Là, il s'agit de relier un type de produit à une paire de codes comptables, en précisant éventuellement un type de client et un régime de TVA. Cela permettra, au moment de l'export, de générer des enregistrements beaucoup plus détaillés, ventilés au petit poil.

Quand vous aviez une compta sur une feuille Excel ou sur un autre outil, et que vous passez à Gestan, cela pose le problème des A-NOUVEAUX, si vous ne voulez pas vous taper de retaper tout l'arriéré des factures, client par client et facture par facture.

Admettons que nous soyions le 31/12/2013. La solution conseillée sous Gestan est :

• créer un contact “Reprise A-NOUVEAUX”, créer un produit “A-NOUVEAUX”
• saisir une facture client et une facture fournisseur pour tous les montants 2012 réglés en 2013 (bien sûr, dater ces 2 factures du 31/12/2012)
• lier tous les règlements de 2013 correspondant à des factures 2012 à ces factures client et fournisseur
• saisir les liaisons comptables nécessaires et les pièces manquantes (fact. fournisseurs et règlements fournisseurs ???)

et voilà, le Grand livre, Balance, Cpte de résultat seront d'aplomb !

Comment créer une écriture entre 2 comptes du plan comptable (sans passer par un compte bancaire) ?

Par exemple entre 646100 (URSSAF) et 637100 (Contribution sociale de solidarité à la charge des sociétés).

Ce type d'écriture de compte à compte devrait normalement être saisie par votre comptable dans son logiciel de comptabilité.

Mais pour ceux qui y tiennent, voilà comment faire :

• créer un compte bancaire “Banque OD” associé à un n° de plan comptable 512xxx.
• créer une 1ére imputation avec le 1er compte, contrepartie 40, associée au compte bancaire Banque OD, journal OD.
• créer une 2éme imputation avec le 2éme compte, contrepartie 40, associée au compte bancaire Banque OD, journal OD.
• Saisir deux écritures un coup au débit, un coup au crédit ; ainsi vos deux comptes URSSAF et Contribution seront bien mouvementés, et votre compte bancaire “Banque OD” sera soldé (un débit = un crédit).

Un peu fastidieux, quand même, mais on y arrive !

Les fonctionnalités de Gestan peuvent être complétées par des bibliothèques complémentaires.

Parmi celles ci, la bibliothèque Compta http://wiki.gestan.fr/doku.php?id=wiki:addons:bib_compta permet de gérer sa trésorerie prévisionnelle, et de faire de beaux graphiques très parlants.

Bientôt, elle pourra aussi gérer les immobilisations, mais on a pas encore terminé le dev !

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