Caisse tactile (Gestan V13)

Vous en aviez rêvé ? Nous l'avons fait ! Cette bibliothèque permet d'ajouter une caisse tactile à Gestan.

Vous pouvez transformer un simple PC en caisse de magasin, utiliser une douchette laser pour scanner vos articles, enregistrer vos tickets de caisse, imprimer tickets et/ou factures. Vous pouvez lui adjoindre un afficheur de prix, un tiroir-caisse, et une balance. Vous pouvez aussi utiliser un lecteur de carte (un TPE), en mode connecté ou déconnecté.

What else, comme dirait Georges… :-)

Enfin si, on va lui rajouter des petits trucs ! En effet, à l'origine, nous avons conçu cet addon pour les magasins de détail, sans penser aux particularités des restaurants pour lesquels nous avions pensé qu'il y avait déjà une offre suffisante. Cependant, comme nous avons une demande là dessus, nous sommes en train (Mai 2017) d'ajouter deux fonctions, la possibilité de changer rapidement de caissier sans passer par la procédure de fin de service, et surtout la possibilité d'enregistrer des règlements via plusieurs moyens sur le même ticket (par ex, quand un client vous paye à la fois en bon-vacances et en liquide). En version 15, nous lui ajouterons la possibilité d'enregistrer tous les tickets en attente au fur et à mesure des consommations, et un lien éventuel vers une table.

N'hésitez pas à solliciter notre service de support technique pour votre installation. Notre service se rendra sur votre site, ou prendra la main à distance sur votre machine, selon les cas… et votre budget ! (Prestation horaire facturée 49 euros HT, plus frais de déplacement éventuels. Adresser votre demande de support à contact@ics-informatique.com.

Cette bibliothèque est un module de caisse tactile, qui permet d'utiliser le PC de votre écran comme caisse, avec vos doigts si vous avez un écran tactile, ou avec votre souris dans le cas inverse.

Lorsque votre client sort de votre magasin, les bras chargés de vos produits, soit vous scannez ces produits avec une douchette laser, soit vous touchez le bouton “produit” correspondante, soit vous saisissez les codes produit, pour enregistrer la vente.

A la validation :

  • un ticket est créé, pour mémoriser la vente, il sera imprimé sur votre imprimante de tickets de caisse
  • une écriture comptable est créée, pour mémoriser le fait que vous avez reçu le règlement
  • si vous gérez vos stocks, les mouvements de stocks correspondants sont générés
  • selon le paramétrage, une facture est, ou pas, crée et imprimée sur votre imprimante A4.

Périphériques

Vous pouvez brancher à la caisse tactile :

  • un TPE (terminal de paiement)
  • un tiroir-caisse (se branche avec un adaptateur USB/Série)
  • une imprimante ticket
  • un afficheur (se branche avec un adaptateur USB/Série)
  • une balance. Vous pouvez la brancher sur un port série (DB9) soit via un adaptateur USB/Série pour la brancher sur une prise USB.

Bien sûr, il vous faudra installer les drivers nécessaires, qui sont en général fourni sur un CD Rom accompagnant le matériel.

Sans que cela ne constitue une recommandation particulière de notre part, voici le matériel que nous utilisons :

Pour ce qui est des balances, chaque constructeur s'amuse à créer des protocoles différents. Et il arrive même que les protocoles de communication soient différents pour les modèles de la même marque :-/ Si vous choisissez d'utiliser une balance différente de ces deux modèles, il faudra sans doute que nous vous développions une interface spécifique (cela ne pose pas de problème, nous transmettre le matériel, et compter 180 euros de coût de développement).

Paramétrage

:!: Cette bibliothèque fonctionne à partir de la version 13.2K de Gestan.

Une fois la bibliothèque installée (voir Installation d'un addon), rendez-vous sur l'écran de paramétrage via le menu Outils > Paramétrage de l'application > Paramétrage des addons > Caisse tactile.

Cet écran présente les onglets ci-dessous :

Général

Renseigner l'imputation par défaut et le compte banque par défaut, qui serviront pour les écritures comptables générées automatiquement.

Vous pouvez indiquer un libellé par défaut des écritures comptables. Basiquement, ce peut être “Ventes caisse”. Si vous générez des factures pour chaque vente (voir ci-dessous), vous pouvez utiliser les mots-clé %IDFACTURE% et %NATURE%, qui vous permettront de faire rapidement le rapprochement entre les écritures et les factures.

La combo Génération facture est très importante. Vous pouvez décider :

  • de ne jamais enregistrer de facture. Dans ce cas, il y aura seulement création d'un ticket de caisse, avec l'écriture comptable correspondante;
  • de ne créer de facture que sur demande pour les comptes clients. Dans ce cas, en plus du ticket et de l'écriture, une facture pourra être générée si vous rattachez le ticket à un compte client;
  • de créer systématiquement une facture pour les tickets attachés à un compte client. Dans ce cas, en plus du ticket et de l'écriture, une facture sera générée pour tout ticket que vous aurez rattaché à un compte client;
  • de créer une facture systématiquement pour tout ticket enregistré.

Juste en dessous, vous pouvez sélectionner le “contact générique” : c'est ce contact auquel seront rattaché par défaut toutes les factures éventuellement générées pour lesquelles aucun contact n'aura été précisé.

Le libellé facture sera le libellé par défaut utilisé dans la nature de la facture (si générée).

La case à cocher Remise par ligne permettra d'afficher une colonne “remise” sur la caisse tactile

Pour la case Totaliser par produit, prenons un exemple : si votre client vous achète 4 bouteilles du même vin, si la case n'est pas cochée, vous aurez 4 lignes sur votre ticket, tandis que si elle est cochée, vous n'aurez qu'une seule ligne, avec une quantité de 4.

Les cases TVA dérogatoire 1 et 2 permettent de mémoriser des taux de TVA dérogatoire que vous pourrez ensuite appliquer facilement à tout ou partie du ticket de caisse, le cas échéant. Par exemple, mettons que vous êtes un salon de thé. Vous vendez le plus souvent des douceurs à consommer sur places (TVA à 5.5%), mais aussi un peu d'épicerie à emporter (TVA à 10%), et des alcools (TVA à 20%). Dans Gestan, paramétrez un taux par défaut à 5.5%. Puis déclarez les taux de 10% et de 20% comme taux dérogatoires. Par défaut, vos tichets de caisse seront établis avec une TVA à 5.5, sauf pour les lignes que vous désignerez, et pour lesquelles vous pourrez appliquer un taux dérogatoire à 10 ou 20%.

Les libellés “Volet” permettent d'afficher de 1 à 7 volets qui permettent d'afficher de 1 à 12 boutons paramétrables : il suffira de toucher le bouton pour enregistrer la vente du produit correspondant. Ces volets peuvent être paramétrés par utilisateur, le bouton sur le côté gauche du premier volet permet d'appliquer le même paramétrage à tous les utilisateurs.

Boutons

Cet onglet permet de paramétrer les produits ou les remises à afficher sur les volets de l'interface de la caisse.

Dans cet exemple, sur le volet “Electronique”, je vais afficher les produits PRD2, PROD01, NET01, etc.

Il est possible d'afficher ainsi 12 boutons par volet.

Ce paramétrage peut être défini par utilisateur, le bouton rouge en bas à droite permettant d'appliquer le même paramétrage à tous les utilisateurs.

Stocks

Cet onglet affiche en partie haute le paramétrage enregistré dans Gestan.

En partie basse, le paramétrage de la caisse tactile, qui en dépend.

Tout d'abord, le type de mouvement de stock qui doit être généré.

Si la case “Mode strict” est cochée, la vente d'un produit dont le stock est à zéro sera refusée. Dans le cas contraire, le stock passera à une valeur négative, ce qui n'est pas tout à fait conforme à la réalité, mais peut être tellement pratique !

Dans le libellé par défaut du mouvement de stock, vous pouvez parfaiement mettre “Vente caisse”, par exemple. Mais si vous générez des factures, vous pouvez aussi utiliser les mots clé IDFACTURE, NOM_CLIENT, et DT_FACTURE, qui vous permettront d'identifier plus facilement les mouvements de stocks.

Enfin, une combo est affichée si vous gérez les emplacements de stock, pour vous permettre de choisir l'emplacement par défaut pour les mouvements.

Ticket

Cet onglet permet de paramétrer l'édition du ticket de caisse.

Tout d'abord, le logo de l'entreprise.

Sur les lignes de ticket de caisse, vous pouvez choisir d'imprimer le code produit et/ou son libellé, et encore d'autres options. Vous pouvez trier les lignes soit par ordre des saisies, soit par ordre des codes ou des libellés produits, ou encore des codes EAN13.

Vous pouvez, ou pas, imprimer un petit tableau de récapitulation de la TVA, qui peut aider votre client à faire sa compta.

Et vous pouvez imprimer en haut et/ou en bas des tickets de caisse toutes les mentions commerciales que vous souhaitez.

Polices

Cet onglet permet de paramétrer les polices utilisées par le ticket de caisse.

En toute logique, cela devrait être sur l'onglet précédent, nous sommes d'accord, mais il n'y avait plus de place ;-)

Utilisateur

Fonctionnement

Ces paramètres sont à régler pour chaque utilisateur.

Les options de démarrage sont très importantes. Vous pouvez décider :

  • de ne pas démarrer la caisse, par exemple pour désactiver temporairement le lancement chez tel ou tel utilisateur
  • de ne démarrer la caisse que sur demande. Dans ce cas, Gestan va se lancer normalement, et vous activerez la caisse via le menu Métier > Caisse tactile
  • de démarrer la caisse automatiquement. Dans ce cas, Gestan va lancer immédiatement la caisse, qui va prendre la main sur l'interface “normale” de Gestan.

Si vous avez paramétré “Démarrage automatique”, Gestan vérifie que votre mot de passe est uniquement numérique. En effet, l'écran de connexion à la caisse, à cause du mode tactile, est un peu simplifié, et n'accepte que des mots de passe entièrement composés de chiffres, comme pour votre carte bleue, par exemple.

Si la case “Ne pas autoriser le paramétrage” est cochée, l'utilisateur n'aura pas accès au paramétrage via l'interface de la caisse (mais il continuera à l'avoir, s'il est administrateur, via l'interface Gestan).

Il est possible de verrouiller automatiquement la caisse au bout d'un certain temps d'inactivité (en minutes).

Impression des tickets de caisse

Vous pouvez demander à Gestan de ne jamais imprimer de ticket de caisse, de l'imprimer sur confirmation, ou de toujours l'imprimer; Vous pouvez aussi choisir l'imprimante ticket de caisse sur laquelle doit être envoyée l'impression.

Impression des factures

Idem, si vous générez des factures, vous pouvez demander à Gestan de ne jamais les imprimer, de les imprimer sur confirmation, ou de toujours les imprimer; Vous pouvez aussi choisir l'imprimante A4 sur laquelle doit être envoyée l'impression.

Afficheur et tiroir

Afficheur

Vous pouvez brancher sur votre PC un afficheur, qui affiche les prix des articles, et le total à payer à la fin.

Pour l'afficheur, si vous avez coché la case “afficheur actif”, vous pourrez préciser les différents éléments nécessaires à son bon fonctionnement. Reportez vous au manuel du fournisseur de votre afficheur pour que le paramétrage soit correct.

Tiroir-Caisse

Les tiroirs-caisse peuvent fonctionner soit via un port imprimante, soit via un adaptateur spécial.

Dans ce dernier cas, il faut préciser le port COM utilisé.

TPE et balance

Terminal de Paiement

Il y a deux façon d'utiliser un TPE :

  • utilisation indépendante (la case “TPE” n'est pas cochée) : votre TPE n'est pas relié à votre PC, il fonctionne indépendamment. Vous entrez manuellement la somme à débiter, vous attendez l'autorisation de la banque, vous éditez les ticket client et les ticket compta, puis vous cliquez sur le bouton “Carte” au moment d'enregistrer le paiement
  • utilisation connectée (la case “TPE” est cochée) : votre TPE est connecté à votre PC. Quand vous cliquez sur le bouton “Carte”, la somme à débiter est envoyée sur le TPE, et quand l'autorisation est accordée, l'écriture est enregistrée dans Gestan.

Le n° de caisse est à renseigner : ce code sur deux chiffres permet d'identifier la caisse.

Dans le cas de l'utilisation connectée, il faut préciser les éléments du paramétrage, reportez vous au manuel du fournisseur du TPE pour un paramétrage correct.

Balance

Il est possible de brancher une balance sur votre PC, et de récupérer directement le poids mesuré par cette dernière. Très pratique si vous vendez des cerises ou des fraises, mais pas que.

Dans ce cas, il faut aussi préciser les éléments du paramétrage, reportez vous au manuel du fournisseur de la balance pour un paramétrage correct.

Votre première vente

Si vous aviez paramétré un démarrage automatique, vous allez vous retrouver sur la fenêtre de login de la caisse tactile.

Sur cet écran, sélectionnez le code utilisateur qui vous intéresse, taper le mot de passe, et cliquez sur “Valider”.

Vous vous retrouvez alors sur le menu de la caisse, le même auquel vous arrivez via le menu Gestan Métier > Caisse tactile > Démarrer la caisse, si vous aviez paramétré “Démarrer sur demande” (dans ce cas, on a pas besoin de l'écran de login de la caisse, puisqu'on s'est déjà identifié sous Gestan).

C'est sur le bouton “Service” qu'il faut cliquer quand vous prenez votre service sur votre caisse.

Lors de votre prise de service, Gestan vous demande d'indiquer le montant de votre fond de caisse au départ de votre service. Saisissez le sur l'écran ad hoc. Et alors, l'écran principal de la caisse tactile s'ouvre, waow !

Sur cet écran, vous voyez en bas à gauche les volets et les boutons programmables.

Mais vite, votre premier client arrive, avec tous les articles qu'il veut vous acheter !

Si vous avez une douchette laser, et que vous avez renseigné les codes EAN13 dans vos fiches produit, vous pouvez scanner les articles un à un, comme au Leclerc ! (ou Carouf, ou n'importe quel monstre de ce genre). Si vous n'avez pas de douchette, vous pouvez utiliser les boutons que vous avez programmé sur les volets du bas-gauche, ou alors saisir le code EAN13 du produit via le clavier numérique (cliquez sur le bouton OK pour lancer la recherche)

La loupe permet de rechercher un produit, via son code, son code-barre EAN13, ou son libellé (si vous ne l'aviez pas trouvé avec la douchette)



Pour chaque ligne, vous pouvez utiliser le bouton de suppression pour la supprimer (le rond rouge avec une croix blanche). A ce stade, aucune écriture, mouvement, facture n'est encore créé, cela ne pose pas de problème.

Le bouton de modification (le crayon) a deux usages : il permet soit de modifier la quantité du produit, soit son prix. Mais dans ce dernier cas, en fait, il garde le prix initial mais calcule une remise qu'il applique au prix normal. C'est cool, pour saisir les prix correspondant aux offres spéciales, par exemple.

Toujours dans le domaine des modifications, vous pouvez utiliser le bouton “Etoile” pour appliquer des modifications à tout ou partie du ticket : gratuité, taux de TVA dérogatoire, suppression des lignes.


Ce bouton permet de rattacher le ticket en cours à un compte client (c'est à dire un contact enregistré dans Gestan). Cela permettra de lui éditer éventuellement une facture, ou de faire des statistiques plus précises.


Quand tous les articles ont été enregistrés, cliquez alors sur l'un des quatre boutons en partie haut-droite de l'écran correspondant au mode de paiement.

  • Pour le mode de paiement CB, si votre TPE est indépendant, composez manuellement le montant, et dès que c'est bon, appuyez sur la case CB. Si votre lecteur est connecté, la somme à débiter sera envoyée au TPE, et l'information de débit sera renvoyée à Gestan, cela évite les erreurs de saisie.
  • Pour le paiement en espèces, Gestan va vous demander combien le client vous donne, et vous affichera le montant à lui rendre, le cas échéant; Le bouton “OK” qui s'affiche alors dans la zone de saisie des montants permet de saisir un montant identique au montant à percevoir.
  • Pour le paiement par chèque, nous n'avons pas encore branché une imprimante à chèque, mais cela peut venir (n'hésitez pas à nous envoyer votre imprimante ;-)) Donc laissez votre client rédiger son chèque, et quand il vous le donne et que vous avez éventuellement vérifié son identité, on est jamais trop prudent, appuyez sur la case Chèque.
  • Pour les paiement autres, cela vous ouvre les modes de paiement paramétrés dans Gestan

Enfin, cliquez sur le bouton “Terminé” pour enregistrer la vente. A ce moment, suivant votre paramétrage, Gestan envoie le ticket de caisse à l'impression, et/ou une facture.

Et voilà, vous commencez à devenir riche !

Ce bouton pointeur permet de rappeler les tickets enregistrés, en affichant des boutons supplémentaires :


Ces deux boutons qui permettent de naviguer dans les tickets déjà enregistrés.

Ce bouton permet de réimprimer le ticket,

tandis que celui-là permet de générer et d'imprimer une facture pour le ticket.

Il est aussi possible de supprimer un ticket (cela créé des écritures comptables inverse, des mouvements de stocks inverse (le cas échéant), et éventuellement une facture inverse.

A certains moments, vous pouvez vouloir soit donner du liquide à une autre caisse qui en manquerait, soit par exemple retirer les chèques déjà déposés, afin de les expédier à la compta.

C'est le rôle du bouton “Transfert”.

Ce bouton permet d'enregistrer un transfert soit vers l'extérieur, soit vers un autre utilisateur de Gestan (une autre caissière, en l'occurrence).

:!: Attention, le mouvement inverse n'est pas généré : par exemple, si vous décaissez XXX euros en espèce au profit de telle caissière, il faudra aussi que la caissière en question enregistre un mouvement d'encaissement de même montant.

A la fin de votre service, cliquez sur “Fin de service”, le bouton situé en haut de l'écran principal de la caisse.

Cela va vous ouvrir un écran de saisie de votre fond de caisse, dont le montant est renseigné par ce qui devrait se trouver dans votre caisse, compte tenu des ventes enregistrées en espèces, des montants encaissés, des montants rendus, et des transferts effectués.

C'est le moment de vérifier si ce montant est correct… ou si l'écart va être retenu sur votre salaire !

Lorsque vous aurez indiqué le montant réel en espèces dans votre caisse, vous pourrez appuyer sur le bouton “Valider”, et retrouver le menu principal de la caisse tactile.

Administration et statistiques

Sur le menu de la caisse, le bouton “Historique des services” ouvre la liste des prises et fin de service, pour un utilisateur ou pour une caisse.

Cet écran affiche les montants par type de paiement, pour le service sélectionné. Quand il y a un problème de cohérence sur les espèces, il est signalé par un warning rouge. Quand il y a un montant de transfert, le détail des transferts est accessible via le bouton de détail.

Enfin, il est possible d'imprimer le détail des montants du service, via l'imprimante tickets.

Sur le menu de la caisse, le bouton “Ventes” ouvre un écran à trois onglets, présentant :

  • la liste des tickets enregistré pour un jour donné, filtré par utilisateur ou par caisse. Le détail du ticket est consultable via le bouton détail

  • le journal des ventes par jour, présentant les articles vendus et les stocks correspondants

  • les totaux par mode de paiement, par jour. Ces totaux peuvent être imprimés via l'imprimante ticket.

VersionDateDescription
3.15.00 08/12/18Sortie de la version 15.00 BETA pour Gestan 15 (conforme NF525)
3.13.3C 11/07/17Amélioration de la prise en compte des paramétrages incorrects. Correction de pbs de mémorisation de paramétrage
3.13.00 00/09/15Mise en production de la première version
  • wiki/metier/caissetact/v13.txt
  • Dernière modification: 2017/12/09 01:20
  • par ics01