PHOTOCOPIE - Facturation photocopieurs

Cette extension permet d'effectuer la facturation correspondant au nombre de copies effectuées par des photocopieurs.

Le contrat de maintenance en photocopie est constitué d'items pouvant être différents par photocopieur :

• un forfait de maintenance éventuel, comprenant un nombre variable de copies N&B et un nombre variable de copies couleur;
• un prix unitaire pour les copies N&B hors forfait, qui est un prix de copie quand il n'y a pas de nombre de copie N&B prévu forfaitairement;
• un prix unitaire pour les copies couleur hors forfait, qui est le prix de copie quant il n'y a pas de nombre de copies couleur prévu forfaitairement.

Le forfait n'est pas systématique. Il peut n'être valide que jusqu'à une date prévue à l'avance.

L'extension permet d'enregistrer les compteurs de chaque copieur, et de générer les factures.

L'extension s'installe avec le gestionnaire d'extensions via Outils → Administration → Extensions → Liste des extensions.

Dans Gestan, l'installation de l'extension ajoute une option de menu dans le menu Métier.

Commençons par déclarer un type “Copieur” dans les genres de machine.

Puis rendons nous dans l'écran de paramétrage de l'extension.

Le libellé Nature sera celui qui sera utilisé par défaut lors de la génération des factures. Les mots-clé %DT_DBT% et %DT_FIN% seront remplacés par la date début et fin de période de facturation. Ainsi, la nature de votre facture pourra être renseignée par “Photocopies 01/01/21 - 31/02/21” si vous utilisez ces mots-clé, ou “Photocopies T3” si vous souhaitez un libellé fixe (dans ce cas, il faudra le mettre à jour avant chaque facturation).

Le libellé Contrat sera celui utilisé pour les titres des factures. En effet, les factures générées seront classées en titre-lot, dans lequel le libellé titre sera ce libellé contrat, et le libellé lot l'identification du copieur (code et libellé).

Vous pouvez choisir une périodicité de Facturation. Une fois celle-ci choisie, et que vous avez généré des factures, un changement de fréquence de facturation est possible, mais nécessite un contrôle manuel.

Vous pouvez préciser le genre de machine à prendre en compte : en effet, vous gérez peut-être, en plus des copieurs, d'autres matériels pour lesquels il n'y a pas d'enregistrement de compteurs.

Enfin, vous pouvez préciser :

• le code produit éventuel correspondant au forfait de base
• le code produit correspondant au prix d'une copie N&B, ou d'une copie supplémentaire s'il y a un nombre de copies N&B prévue forfaitairement
• le code produit correspondant au prix d'une copie couleur, ou d'une copie supplémentaire s'il y a un nombre de copies couleur prévue forfaitairement

Nous allons enregistrer chaque copieur ou multifonction en tant que Machine maintenance (voir concept, et paramétrage de l'application). L'utilisation du concept a pour intérêt complémentaire de pouvoir gérer facilement les interventions effectuées sur les photocopieurs.

Puis, via les champs complémentaires qui vont nous être nécessaires :

• le prix du forfait de maintenance (éventuel)
• le nombre de copies en forfait noir et blanc
• le nombre de copies en forfait couleur
• le prix des copies hors forfait noir et blanc
• le prix des copies hors forfait couleur
• la date éventuelle de fin de validité du forfait

L'affichage de la fiche machine donnera donc ceci :

Dans l'onglet Caractéristique, il faut lier le copieur avec le client chez qui il est déposé 1. Il faut également préciser la date de mise en fonctionnement 2, à partir de laquelle le client pourra être facturé.

Dans l'onglet Autre, il sera possible de saisir les éléments spécifiques au contrat.

L'écran liste présente la liste des compteurs enregistrés, pour une période et éventuellement un copieur sélectionné.

La colonne FG indique qu'une facture a été générée sur la base de ce compteur.

La fiche compteur permet d'enregistrer, pour une date, les copies effectuées en Noir et Blanc, ainsi que celles en couleur.

La case à cocher Facture générée signifie qu'une facture a déjà été générée pour le compteur correspondant. Dans ce cas, la valeur des compteurs n'est plus modifiable (sauf par un administrateur).

Le bouton Charger de la liste des compteurs permet de charger un fichier de compteurs.

Le bouton 1 permet de sélectionner le fichier de chargement. Celui ci doit comporter 4 colonnes, respectivement :

• le code de la machine
• la date du compteur
• le nombre de copies noir et blanc
• le nombre de copies couleur

# Relevé des compteurs
XRX1	20210401	700	350
XRX4	20210401	2300	1750
XRX5	20210401	1100	550
XRX2	20210401	1300	750
XRX3	20210401	550	320
XRX6	20210401	1100	550

Toute ligne commençant par # sera considérée comme commentaire.

Vous pouvez utiliser un tableur comme LibreOffice ou Excel pour gérer ce genre de fichiers (type csv).

Le bouton Go provoque la lecture du fichier et l'enregistrement immédiat des compteurs.

TIP Sur demande, l'extension peut traiter tout autre format, contactez le service développement.

Accès : Métier → Compteurs photocopie → Facturation

Le bouton Lire provoque l'affichage des copieurs à facturer.

Les anomalies éventuelles sont signalées après la lecture, le diagnostic de l'anomalie étant affiché dans la bulle d'aide.

Parmi les compteurs sans anomalie, vous pouvez les facturer, ou pas, en cochant ou décochant la case Sel.

Le bouton Facturer lance la facturation.

Les lignes de factures seront triées par machine, et ordonnées suivant le mode “Titre/Lot”, une ligne de titre étant créée pour chaque machine.

Rien n'est facturé à une date antérieure à la date de mise en fonctionnement du copieur.

Le forfait n'est facturé que si un code produit forfait est renseigné dans le paramétrage.

A la première facturation :

• si le client est arrivé en début de période
  • si son contrat est sans engagement (pas de nb de copies N&B ou couleur), le forfait n'est pas facturé.
  • dans le cas contraire il est facturé (sauf si la date d'expiration est renseignée et inférieure à la date de début de période de facturation).
• si le client est arrivé en cours de période
  • si son contrat est sans engagement (pas de nb de copies N&B ou couleur), le forfait n'est pas facturé.
  • dans le cas contraire il est facturé au prorata du temps depuis la mise en fonction du copieur.

Pour les facturations suivantes :

• si la date d'expiration de forfait est vide ou supérieure à la date de fin de période, il est facturée normalement
• sinon il n'est pas facturé

Il est possible de facturer des copies, si aucun forfait n'est prévu dans le contrat, ou des copies supplémentaires dans le cas contraire.

A la première facturation, si le client est arrivé en cours de période, le forfait éventuel est proratisé en fonction de la date de mise en fonction du copieur.

Ci-dessous deux exemples des factures produites, l'une avec forfait et l'autre sans forfait.

Cette extension est complétée par une fenêtre spéciale FI_Z26_COMPTEUR pour la fiche machine, permettant d'afficher dans l'onglet Spécial (voir installation des écrans de remplacement.) la liste des enregistrements de compteur rattachés au copieur.

Autres articles “Extensions V15”

Comment installer une extension