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BATCHMAIL: envoi groupé de factures par mail

Cette extension permet de constituer un lot de factures sélectionnées selon certains critères avant de les envoyer par mail en un seul clic

Choix des factures à envoyer par mail pour constituer un lot Bien entendu, il faut que les factures existent au préalable (au moins dans un statut Brouillon) ; elles ne sont pas crées par ce programme.

Paramétrage de l'envoi pour définir les caractéristiques du mail : expéditeur, objet, texte du message, accusé de réception, etc…

Possibilité de choisir un message type paramétré et personnalisé pour chaque envoi

Utilisation des adresses mail définies dans Autres adresses de la fiche contact (sinon, adresse professionnelle utilisée par défaut) + gestion du destinataire en CC défini

Attention ! Toutes les lignes du lot constitué doivent avoir au moins une adresse mail de destinataire

Historisation de l'envoi dans les actions liées à un contact (visible depuis Liste des contacts > onglet Actions)

NB : Ultérieurement, dan une prochaine version, il sera possible d'envoyer tout type de pièces (client ou fournisseur : devis, commande, bon de livraison/réception, etc…)

Attention ! Pour pouvoir installer cette extension, Gestan doit être en version 15.16 au minimum.

* Outils > Paramètres de l'application > Paramétrage général > onglet Ordinateur

Ici, on peut définir quel sera le serveur passerelle utilisé pour l'envoi des mails.

* Outils > Options Utilisateur > Messages-type

Cette fenêtre permet de modifier les messages type qui peuvent être utilisés dans la fenêtre principale.

Utilisation

Accès : via Suivi clients → Emailing Pièces

La fenêtre principale se compose de 2 parties : la sélection des factures pour constituer un lot et les paramètres de l'envoi du mail.

Pour constituer un lot de factures, on peut les sélectionner selon les critères suivants : - période (mensuelle ou annuelle) - contact - filtre multi critères (montant , nature , raison sociale, nom client) - statut : il est possible d'exclure ou non les brouillons de facture ou non et d'inclure tous les statuts ou non

Le lot est constitué en cochant les lignes de la sélection. Il est possible de sélectionner/désélectionner les lignes en cliquant sur Toutes ou Aucune. On peut également ajouter des factures unitairement en les sélectionnant dans la liste complète des factures.

Depuis cette fenêtre principale, il est aussi possible d'ouvrir la fiche Facture et la fiche Contact lié à partir d'une ligne sélectionnée.

  • expéditeur : choisir une des adresses mail définies dans la fiche Utilisateur
  • message : sélectionner le message type parmi les messages existants pour ce type de pièce
  • sujet : on peut se servir de mots-clé pour personnaliser l'objet du mail
  • PJ : on peut ajouter un document en pièce jointe dans le mail (en plus de la facture automatiquement insérée comme pièce jointe)
  • suivi de l'envoi : Accusé de réception, Confirmation de lecture, Priorité haute, mémorisation de l'envoi dans la fiche Contact

Ce rapport en temps réel est affiché suite au clic sur le bouton Envoyer A la fin de l'envoi, il sera précisé combien de factures n'ont pu être envoyées et Gestan proposera automatiquement un nouvel essai au prochain démarrage.

Version Date Observations
3.15.16.01 04/09/2020 Première version de production

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  • Dernière modification: 2020/09/09 15:37
  • de ehenry