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PHOTOCOPIE - Facturation photocopieurs

Cette extension permet d'effectuer la facturation se rapportant aux photocopieurs.

Le contrat de maintenance en photocopie est constitué d'items pouvant être différents par photocopieur :

  • un forfait, comprenant un nombre variable de copies N&B et un nombre variable de copies couleur
  • un prix unitaire pour les copies N&B hors forfait
  • un prix unitaire pour les copies couleur hors forfait.

Le forfait n'est pas systématique. Il peut n'être valide que jusqu'à une date prévue à l'avance.

La facturation est trimestrielle.

L'extension permet d'enregistrer les compteurs de chaque copieur, et de générer les factures.

Ci-dessous deux exemples des factures produites, l'une avec forfait et l'autre sans forfait.

L'extension s'installe avec le gestionnaire d'extensions via Outils → Administration → Extensions → Liste des extensions.

Dans Gestan, l'installation de l'extension ajoute une option de menu dans le menu Métier.

Cette extension est complétée par une fenêtre spéciale FI_SYNERGY_MACHINE pour la fiche machine, permettant d'afficher dans l'onglet Spécial :

  • la liste des enregistrements de compteur rattachés au copieur
  • la liste des factures rattachées au compteur
  • la liste des BL rattachés au compteur

L'écran de paramétrage de l'extension permet de préciser :

  • le code produit correspondant au forfait de base
  • le code produit correspondant au prix d'une page supplémentaire N&B
  • le code produit correspondant au prix d'une page supplémentaire couleur

Nous allons enregistrer chaque copieur ou multifonction en tant que Machine maintenance (voir concept, et paramétrage de l'application). L'utilisation du concept a pour intérêt complémentaire de pouvoir gérer facilement les interventions effectuées sur les photocopieurs.

Pour chaque copieur, nous allons stocker les date de début et de fin de contrat dans la fiche, dans les zones prévues nativement pour stocker le début et la fin de garantie.

Puis, via les champs complémentaires, nous allons renseigner :

  • le prix du forfait de maintenance
  • le nombre de copies en forfait noir et blanc
  • le nombre de copies en forfait couleur
  • le prix des copies hors forfait noir et blanc
  • le prix des copies hors forfait couleur
  • la date éventuelle de fin de validité du forfait

L'affichage de la fiche machine donnera donc ceci :

Pour enregistrer les compteurs de copies, vous pouvez utiliser :

  • soit la liste des compteurs (via Métier → Liste des compteurs)

  • soit l'onglet Spécial de la fiche machine

La fiche compteur permet d'enregistrer, pour une date, les copies effectuées en Noir et Blanc, ainsi que celles en couleur.

La case à cocher Facture générée signifie qu'une facture a déjà été générée pour le compteur correspondant. Dans ce cas, la valeur des compteurs n'est plus modifiable.

Sur l'écran liste des compteurs, le bouton Facturer déclenche la génération d'une facture pour tous les compteurs sélectionnés.

Les lignes de factures seront triées par machine, et ordonnées suivant le mode “Titre/Lot”, une ligne de titre étant créée pour chaque machine.

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  • Dernière modification: 2019/12/31 19:29
  • par ics01