Notes de frais

Cette bibliothèque NDFRAIS permet une gestion des notes de frais de votre entreprise.

Le principe est de rédiger des notes de frais composées de différents items (restaurants, péages, frais kilométriques, etc), de contrôler ces items, et de générer un débit global correspondant à la note de frais.

Quand vous installez la bibliothèque, un nouveau menu est ajouté dans le menu “Utilités” : l'option “Notes de frais”.

A une note de frais globale, par exemple une note de frais mensuelle, sont rattachées divers items, eux-même rattachés à une imputation comptable paramétrée dans Gestan.

Les items de note de frais peuvent être de type “Frais kilométrique”. Dans ce dernier cas, il faut lui rattacher un véhicule, un lieu de départ et d'arrivée, et un nombre de kilomètres. Si le coût au kilomètre du véhicule sélectionné est renseigné dans la fiche véhicule, le montant de l'item sera calculé (nb de kms * coût au km).

Le montant total des items de la note de frais peut être différent du montant qui sera finalement remboursé. En effet, l'addon permet de préciser :

  • si un item est “justifié”, c'est à dire que le justificatif correspondant est présent
  • si un item est plafonné, par exemple une note de restaurant de 40 euros mais dont seulement 20 euros sont pris en compte, montant d'un forfait propre à l'entreprise.

La somme qui sera prise en compte est le total des montant pris en compte des items justifiés.

Une fois la note terminée, elle est considérée comme “acceptée” dès lors qu'une date d'accord est renseignée.

A ce stade, la note de frais doit être réglée au collaborateur. C'est l'objet du bouton “Régler” de la liste des notes de frais : une pop-up s'ouvre, permettant de saisir les caractéristiques du règlement. La date de règlement sera renseignée automatiquement.

Dans l'exemple ci dessus, il s'agit de la note de frais de juin 2013. Cette note de frais est constituée de 4 items. L'item ouvert concerne le remboursement de frais kilométriques du véhicule ayant effectué le déplacement.

Le total TTC de cette note est de 1054.40. Mais le remboursement qui en sera effectué est de 983.40, car un ticket de péage n'a pas été produit, et la note de restau de 150 euros n'est prise en compte par l'entreprise que jusqu'à concurrence de 100 euros, libre au salarié de fêter avec ses propres deniers toute circonstance qu'il considérerait joyeuse, agréable, ou heureuse.

  • wiki/addons/bib_ndfrais.txt
  • Dernière modification: 2015/09/05 17:40
  • par ics01